Voeg waarde toe: tijd voor een andere inkoopstrategie

Digitalisering, duurzaamheid en schaarste vragen om een andere inkoopstrategie. De tijd is voorbij dat we leveranciers vooral vergelijken op prijs. Het inkoopvakgebied verandert razendsnel, niet alleen door corona. Het draait allemaal om de waarde die een leverancier toevoegt. Wat speelt er precies op inkoopgebied en wat is de impact hiervan op arbodienstverlening? 

tekst: Mirjam Hulsebos  

De waarde die een leverancier toevoegt hangt steeds vaker nauw samen met verduurzaming en met het vinden van een oplossing voor schaarste op het gebied van personeel. Maar ook met digitalisering van bedrijfsprocessen om ze efficiënter en vooral ook effectiever te laten verlopen.

Waardegericht inkopen

De afgelopen dertig jaar heeft het inkoopvakgebied zich razendsnel ontwikkeld. Jarenlang werd inkoop gezien als de afdeling die er maar voor moest zorgen dat de goederen en diensten die de business nodig had tegen de laagste prijs werden geleverd. Maar inmiddels zijn inkopers steeds meer waarde gaan toevoegen. De belangrijkste ontwikkeling in de afgelopen jaren was dan ook de tendens naar waardegericht inkopen: van sturen op input met vastomlijnde bestekken naar sturen op output. Daarbij wordt leveranciers gevraagd om actief mee te denken en samen tot de beste oplossing te komen. Deze ontwikkeling heeft vergaande invloed op klant-leveranciersrelaties en op contracten. Er komen steeds meer dienstverleningsconcepten. Je koopt bijvoorbeeld geen gebouwinstallatie meer, maar neemt een lift, verwarming of koffie af als dienst, inclusief onderhoud.  

Schaarste op alle fronten

De meeste inkoopafdelingen zitten nog volop in deze transitie. Maar ze hebben geen tijd om te wennen. Want de volgende grote veranderingen staan alweer voor de deur. De eerste grote wijziging heeft alles te maken met de corona lock-downs in 2020 en de daardoor ontstane crises op het gebied van leveringen, containers en personeel. Laten we beginnen bij de ontregelde supply chains. Want of het nu gaat om computerchips of industriële onderdelen, heel veel supply chains leunen sterk op producten uit China en andere Aziatische landen. Daar zijn nog altijd de vorig jaar door lock-downs ontstane tekorten niet weggewerkt. De impact laat zich in veel sectoren gelden.

Veel inkopers zien in dat het verstandig is om productiecapaciteit dichter bij huis te zoeken en meer nadruk te leggen op leverrisico en minder op prijs 

Daar komt bij dat de normaal zo efficiënte containerstromen door de lock-downs volledig in de war zijn gegooid. Daardoor stonden containers op de verkeerde plek en explodeerden transportprijzen. De snelheid waarmee deze beide scenario’s zich voltrokken en de impact op hun business heeft veel inkopers laten inzien dat het verstandig is om toch ook productiecapaciteit dichter bij huis te zoeken en bij de inkoopafwegingen wat meer nadruk te leggen op leverrisico en wat minder op prijs. Denk bijvoorbeeld aan de mondkapjes.

Tekorten aan personeel

Maar bij dat sourcen dichter bij huis lopen ze meteen tegen het derde probleem op: de personeelscrisis. Deze sluimerde al langer, maar de arbeidsmarkt was nog nooit zo krap als nu. Het staat allerlei nieuwe ontwikkelingen in de weg. Zoals de energietransitie die dreigt te vertragen door het tekort aan technisch personeel. De problemen zijn momenteel het grootst in sectoren die het voornamelijk moeten hebben van het inhuren van handjes – schoonmaak, logistiek, horeca, productiebedrijven. Maar ook voor de hoger opgeleide banen zijn nauwelijks mensen te vinden. Pas afgestudeerde HBO-ers en academici worden al als consultant op pad gestuurd, zonder dat ze fatsoenlijke begeleiding krijgen van een senior. De kwaliteit van veel adviesdiensten staat daardoor onder druk. Bij technische dienstverlening speelt precies hetzelfde probleem.

Steeds verdergaande digitalisering

De tweede grote disruptie die ervoor zorgt dat we op een heel andere manier naar inkoop moeten kijken, is die van de steeds verdergaande digitalisering. Dit heeft op verschillende manieren impact. Ten eerste heeft digitalisering invloed op de inkoopprocessen zelf. Datadriven purchasing helpt inkopers bij het automatiseren van handwerk in processen en het nemen van slimmere beslissingen. Bijvoorbeeld: voor welk deel van de spend kan ik het best kiezen voor near shoring? Of: hoe kan ik mijn voorraad verlagen zonder de kans op out-of-stock te verhogen?

Leveranciers verkopen het onderhoud mee als dienst

Van wie zijn de data?

Daarnaast zorgt digitalisering voor andere contract- en dienstverleningsconcepten. Een voorbeeld is predictive maintenance. Daarbij kun je met slimme sensoren meten wanneer installaties onderhoud nodig hebben. Leveranciers verkopen het onderhoud mee als dienst. En soms gaan ze een stap verder en leveren een volledige machine of installatie as-a-service, zoals we dit van kopieerapparaten al veel langer gewend zijn. Dit roept nieuwe vragen op zoals: van wie zijn de sensordata? Welke data deel je en welke niet? Want digitalisering kan immers ook zaken inzichtelijk maken die misschien beter verborgen hadden kunnen blijven. Denk bijvoorbeeld aan foutief gebruik van een apparaat, waardoor het binnen de garantietermijn kapotgaat.  

Tooling

En een derde terrein waarop digitalisering invloed heeft, is maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Er is allerhande tooling die inkopers helpt om duurzamer afwegingen te maken en de transparantie te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan blockchain om de weg die grondstoffen en halffabrikaten in de keten afleggen te tracken en tracen, zodat je zeker weet dat er geen verborgen slavernij ergens in jouw productieketen plaatsvindt.  

Maatschappelijk verantwoord inkopen

MVI is meteen ook de derde grote trend in inkoopland. De vraag die ieder bedrijf en daarmee iedere inkoper zich moet stellen is: kiezen we voor de makkelijke weg van de laagste kosten op korte termijn? Of durven we te gaan voor de lange termijn? Hoe kunnen we dit meenemen in de contractering? Want de kale prijs van een duurzame oplossing ligt in veel gevallen boven de prijs van een minder duurzaam alternatief. Je zult dus moeten kijken naar de total cost of ownership. Dat betekent dat inkoop in kaart moet brengen: wat zijn op lange de kosten als je nu blijft kiezen voor grijze varianten? Neem als voorbeeld de auto-industrie: de grote automerken hebben lang vastgehouden aan de verbrandingsmotor en hebben daarmee de ruimte gegeven aan nieuwe merken als Tesla en Polestar om snel marktaandeel te veroveren.

Dit voorbeeld uit de automotive laat ook meteen mooi zien dat het niet alleen klanten zijn die vragen om duurzamer producten, maar ook dat je geld kunt verdienen met nieuwe businessmodellen, zoals het verhandelen van CO2-emissierechten. Lange tijd maakte Tesla primair winst op het verhandelen van emissierechten. Er liggen op dit vlak kansen genoeg. Denk bijvoorbeeld aan stimuleringswetgeving zoals de milieu-investeringsaftrek (MIA), sectorspecifieke regelingen (kijk voor meer informatie op www.versnellingshuisce.nl) en subsidies vanuit Europa.

‘Hoe onderzoek je

de risico’s en kansen

van duurzaam inkopen?’

De ISO 20400-richtlijn voor MVI biedt inkopers een plan van aanpak: hoe onderzoek je de risico’s en kansen van duurzaam inkopen? Hoe specificeer je? Wat betekent het voor je tender? Hoe geef je duurzaamheid en innovatie vorm in het contract? Ook als je je nog niet direct ISO wilt laten certificeren, kun je de richtlijn gebruiken als stappenplan dat je helpt bij het inrichten van je inkoopproces.

Digitaal onderhandelen

Tegen de achtergrond van deze grote veranderingen speelt dan ook nog eens de uitdaging dat inkopers hun leveranciers niet konden bezoeken. Ze moesten fabrieksbezoeken digitaal doen en ingewikkelde onderhandelingen verliepen via Zoom of Teams. Nevi heeft in recordtijd de training Business negotiations in a virtual world uit de grond gestampt. Die leert inkopers waar ze op moeten letten bij een digitaal leveranciersbezoek en hoe ze online een goede onderhandeling voeren. Kortom, als er één vakgebied momenteel in ontwikkeling is, dan is het inkoop wel.  

De arbodienst

De arbofunctionaris krijgt op verschillende manieren te maken met de in dit artikel beschreven trends. De arbodienst heeft in de coronasamenleving een heel nieuw takenpakket erbij gekregen. Denk aan het snel laten uitvoeren van antigeen- of PCR-testen zodat medewerkers veilig aan het werk of op zakenreis kunnen. Zeker in sectoren waar medewerkers geen anderhalve meter kunnen handhaven of waarin medewerkers veel internationaal moeten reizen, is het plannen van testen en monitoren van testuitslagen in no-time core business geworden. Vooruitstrevende arbodiensten hebben hiervoor websites opgetuigd waarop medewerkers zelf een test kunnen plannen en hun uitslag online bekijken.  

De arbodienst kwam hierdoor met een nieuwe categorie dienstverleners in aanraking waar ze voorheen weinig mee te maken hadden: ICT-dienstverleners. Ze kunnen die ervaring gebruiken om te onderzoeken welke andere onderdelen van hun proces verregaand gedigitaliseerd kunnen worden. Daarbij is het slim om samen op te trekken met de ICT-afdeling, die immers ervaring heeft met het inhuren van softwareontwikkelbedrijven en die je kunnen adviseren waar je op moet letten. De vele soaps rond de GGD hebben immers laten zien dat het veilig optuigen en beheren van een website om een test te plannen geen sinecure is en dat een storing of datalek je reputatie snel onderuit kan halen.

Steek regelmatig je licht op bij andere partijen en vraag op welke manier zij denken waarde te kunnen toevoegen aan jouw organisatie

Voorlichting en opleiden

Tot slot zal er veel veranderen op het gebied van het inkopen van trainingen. Digitale lesvormen deden in coronatijd in rap tempo hun intrede in zakelijke trainingen. Ook na corona zullen die blijven bestaan, al dan niet in de vorm van blended learning. Denk goed na welke vorm het best aansluit bij de opleidingsbehoefte. Online trainingen zijn tijdsefficiënt, maar je mist vaak de interactie die er fysiek bestaat. Daarbij komt dat de ene online learning training de andere niet is. Let er bijvoorbeeld op dat tools als Microsoft Teams of Zoom niet dezelfde leerervaring bieden als een echte virtual classroom, waar het mogelijk is om break-out sessies op te zetten waar een trainer tussen de verschillende groepjes heen en weer kan bewegen.  

De ene online learning training is de andere niet

Het succes van online opleiden en trainen hangt naast de lesvorm ook sterk af van de trainer. Het vraagt andere vaardigheden dan wanneer je fysiek voor een groep staat. Vraag bij de cursusaanbieder na hoe zij docenten hierin trainen en begeleiden.