Hoppenbrouwers Techniek is een totaalinstallateur met zo’n 1.400 werknemers. De werknemers zijn verdeeld over 130 teams die zijn geformeerd op basis van discipline en/of locatie. De focus lag lange tijd op Brabant, maar onlangs werden ook vestigingen in Sittard, Utrecht, Nijmegen en Almelo geopend. Vanuit de hoofdvestiging in Udenhout doet Jeroen Bertens zijn werk als hoofd inkoop. Hij werkt nu zo’n twintig jaar bij het bedrijf. “Ik kwam als stagiair binnen. Na die stage ben ik technische bedrijfskunde gaan doen en heb ik een paar jaar bij een ander bedrijf gewerkt, maar ik miste de techniek. Toen ik de kans kreeg om bij Hoppenbrouwers terug te komen heb ik die aangegrepen. Binnen het bedrijf heb ik verschillende functies gehad. Ik was werkvoorbereider/calculator en groeide door naar afdelingshoofd van de panelenbouw. Op dat moment waren er 65 medewerkers (m/v) in dienst en werd de inkoop er door de directeur zelf bijgedaan. Hij vroeg me of ik dat stuk van hem over wilde nemen, en dat heb ik gedaan. Een jaar of drie geleden hebben we een team inkoop opgezet, en daar werd ik hoofd van.”
Inkoopvereniging
Hoppenbrouwers Techniek is aangesloten bij inkoopvereniging DGC, samen met 23 andere middelgrote installatiebedrijven. De aangesloten bedrijven bepalen samen met welke leveranciers, groothandels en fabrikanten contracten worden aangegaan. Bertens: “Daarover stemmen we, elk jaar opnieuw. De directeur brengt zijn stem uit, maar daaraan voorafgaand hebben we een tevredenheidsenquête uitgezet bij de team- en vestigingsleiders. De keuze voor een leverancier is ingegeven door een aantal zaken. Betrouwbaarheid, service en ondersteuning zijn heel belangrijk, en natuurlijk de prijs. We zorgen ervoor dat er in iedere productgroep meerdere leveranciers zitten. De omzet wordt dan over die leveranciers verdeeld.”
“Binnen Hoppenbrouwers kunnen de vestigingsleiders dus kiezen, die vrijheid is er. We hebben in totaal zo’n 1.500 leveranciers waar we zaken mee doen. We zijn heel loyaal. We spreken jaarlijks af welk percentage van de inkoop we bij welke leverancier/groothandel gaan besteden. Zij geven ons bepaalde inkoopcondities en wij geven hun volume. We hebben elkaar nodig, dus we gaan goed met elkaar om.” Het gros van de contracten, zo’n 70%, wordt bij het inkoopbureau gemaakt, ook op juridisch gebied. DGC is een coöperatie, de leden zijn eigenaar en brengen de kosten van het bureau samen op.
“Wat we niet via DGC regelen, dus nog zo’n 30%, doen we zelf”, zegt Bertens. “Dan gaat het bijvoorbeeld over specifieke contracten, of over producten die niet binnen DGC passen omdat wij de enige zijn die ze inkopen, zoals materialen voor de sprinkler-techniek. Als inkoop analyseren wij de inkoopgegevens van al onze teams: valt ons op dat er regelmatig componenten van een leverancier besteld worden die niet door DGC is gecontracteerd, dan zetten we deze om naar een contractleverancier of we kijken of we de samenwerking aan kunnen gaan.”
Geen centrale inkoop
Hoppenbrouwers heeft dus geen centrale inkoop. Bertens: “De verantwoordelijkheid voor de inkoop ligt bij de teamleiders zelf; zij maken de projecten en daar zit het ondernemerschap. Een team- of projectleider heeft bepaalde materialen en producten nodig, en kiest - binnen de afspraken - zelf voor een bepaalde leverancier of fabrikant. Om een project te laten slagen is enerzijds onze expertise nodig, en anderzijds kwalitatief goede componenten. Het één kan niet zonder het ander. In de uitvoering komt dat samen. Wij bespreken per kwartaal met de vestigingsleider de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) van de inkoop en sturen zo nodig bij.”
“Maar de eigenlijke inkoop wordt dus gedaan op teamniveau. Het team inkoop faciliteert de inkoop zodat de teams daar gemakkelijk en vlot gebruik van kunnen maken. Voor alle standaardmaterialen zoals buizen, draden, pluggen en noem maar op, gelden raamcontracten en die spullen kunnen zonder overleg worden ingekocht bij de leverancier / groothandel. Al het personeel dat met inkoop te maken heeft, krijgt van ons een korte training en een lijst met leveranciers. In totaal bestaat die lijst dan wel uit 1.500 leveranciers, maar in de praktijk is het niet zo ingewikkeld, hoor. Neem iemand die vooral loodgieterswerk binnen de woningbouw doet; die heeft misschien met tien of twintig leveranciers te maken. Voor elke component kan hij kiezen uit een aantal leveranciers waarvoor raamovereenkomsten zijn gesloten met DGC om vervolgens zelfstandig de bestelling te plaatsen. Hij bepaalt zelf bij welke leverancier hij uiteindelijk de bestelling plaatst.”
Inkoopdashboard
Het inkoopvolume van Hoppenbrouwers is op jaarbasis goed voor rond de 100 miljoen euro. Bertens: “Wij hebben door middel van een inkoopdashboard zicht op wat er allemaal gebeurt. Door verschillende parameters te hanteren, kunnen we monitoren en bijsturen. Het is natuurlijk belangrijk dat projectleiders binnen hun budget blijven, de juiste materialen op het juiste moment bestellen, zich aan de gemaakte afspraken houden, niet al te veel risico’s nemen, en ervoor zorgen dat de overeenkomsten getekend zijn. Heb je zoals wij al die voorwaarden in een uitgebreid inkoopsysteem vastgelegd, dan hou je overzicht en kun je de verantwoordelijkheid bij de teams zelf laten.”
Prijsafspraak
“Elke maand hebben we een overleg met de projectleiders om door te nemen wat de stand van zaken bij de lopende projecten is, en welke grote projecten er aan komen”, vertelt Bertens. “De inkoop ten behoeve van grote en risicovolle projecten loopt in samenspraak met het team inkoop. Een voorbeeld is op dit moment de bouw van een distributiecentrum met een oppervlakte van 140.000 vierkante meter. Daar is alleen al voor de inkoop van één productgroep 4,5 miljoen euro mee gemoeid. Dan sluit ik met verschillende partijen gedetailleerde onderaannemersovereenkomsten af waarin de voorwaarden en zoiets belangrijks als de betalingstermijn wordt vastgelegd. Die termijn moet zo zijn afgestemd dat we de leverancier pas hoeven te betalen als de opdrachtgever onze factuur heeft voldaan, anders komen we in de problemen. En blijkt tijdens zo’n overleg dat er voor verschillende projecten luchtbehandelingskasten nodig zijn, dan kunnen we die allemaal afzonderlijk bestellen, maar het loont vaak de moeite om te kijken of er een goede prijsafspraak gemaakt kan worden. Dat is dan mijn taak. Of ik er wel eens slecht van slaap? Nee, hoor. Het is geleidelijk gegaan, ik ben meegegroeid met het bedrijf. Ik heb in de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan. En ja, het gaat wel eens mis, maar daar leer je ook weer van.”
