Bekijk arbodienstverlening als een business case

Veel organisaties zien het inschakelen van een arbodienst nog steeds als kostenpost. Alsof het hetzelfde is als nietjes inkopen, gaan ze voor de goedkoopste. Maar bij arbodienstverlening gaat het niet om de kosten maar om de schadelast. En die bereken je met een business case.

tekst Bob Zeegers en Marco de Zeeuw  

Oké, dit is nogal een uitspraak. Maar dit is wat wij elke dag tegenkomen. En misschien wel het grootste probleem van HR- en arboprofessionals is dat ze meestal niet dezelfde taal spreken als het management. Ze kunnen bijvoorbeeld niet de meerwaarde van een goede arbodienstverlener uitleggen. Maar als u niet aan de directie kunt uitleggen dat de schadelast van verzuim altijd vele malen groter is dan de kosten van een full-service arbodienstpakket, dan is het niet raar dat men kiest voor het goedkoopste arbopakketje.  

Spreek de taal van je manager

Wat zou er gebeuren als u voortaan in managerstaal uitlegt waarom die manager zijn portemonnee moet trekken? Als u van de arbo-investering gewoon een business case maakt, met opbrengsten, kosten en concrete resultaten? Het liefst zo simpel mogelijk.

Even een voorbeeld: een zorgklant met ruim 1300 medewerkers had een ongelooflijke stapel verzuimdossiers, waarvan maar liefst zestig WGA-dossiers. De huidige arbodienst maakte er een potje van en het verzuim was opgelopen tot bijna 10 procent.

Als u uw manager wilt overtuigen dat hij in actie moet komen, pakt u uw stapel WGA-dossiers op en legt ze op zijn bureau. En dan zegt u: “Deze stapel kost ons 12 miljoen als we nu niet in actie komen. Als ik maar een dossier van deze stapel weet op te lossen, bespaar ik al 200.000 euro. Net iets minder dan het budget van 250.000 euro dat ik wil uitgeven aan het contract met een nieuwe arbodienst.”

‘U kunt de hele organisatie voorzien van full-service arbodienstverlening voor de prijs van één WGA-dossier’

Ofwel, u vertelt uw manager dat u de hele organisatie kunt voorzien van full-service arbodienstverlening voor de prijs van één WGA-dossier. En kunt u twee van die dossiers oplossen? Dan heeft u ook gelijk uw vitaliteitsbudget gefinancierd.

En deze zorginstelling had dus niet één dossier, maar zestig. U zou dus uw manager nóg een optie kunnen geven. Eén waar hij drie keer zoveel uit gaat geven als nu, zodat u na een jaar niet zestig maar misschien nog maar dertig WGA-dossiers heeft. Dan heeft u met een investering van 7,5 ton ineens zes miljoen verdiend. En door de manager een paar opties te geven, heeft u – zelfs als de directie kiest voor de goedkoopste optie – uw eigen doelstelling al bereikt, namelijk het benodigde budget om aan de slag te gaan met een nieuwe arbodienst.

Wat is het perspectief?

Voordat u zo’n business case kunt maken, is de eerste vraag die u moet beantwoorden: wat is eigenlijk de scope van arbodienstverlening binnen uw organisatie? Het klinkt logisch, maar wordt zo vaak vergeten. Hoe wil je als organisatie nu, maar vooral ook in de toekomst omgaan met je medewerkers?

Inkopen is een project

U heeft dus de juiste analyse kunnen maken over wie u bent en waar u staat als het gaat om arbodienstverlening. Dan wordt het tijd om te kijken wie er betrokken moet zijn bij het inkoopproces. Vaak is dat iemand van HR of een interne casemanager, maar zorg zeker ook voor een sponsor vanuit het MT, meestal ook de budgethouder.

Ons advies is om er een project van te maken. Dus met een projecteigenaar, een begin en een eind. Vergeet de or niet en inkoop natuurlijk, en daarnaast een leidinggevende. Binnen dit project benoemt u ook de echte schadelast, en u weet inmiddels dat dit niet alleen de kosten zijn van de arbodienst. Maak van tevoren afspraken met uw sponsor over de budgetruimte, dan kan het eigenlijk niet misgaan. Om dat voorbeeld van die zorgklant aan te halen: met een verzuimprobleem van 12 miljoen en een mogelijke oplossing van dat probleem met een contract van twee ton zou dat voor de sponsor een no brainer moeten zijn. U wilt wel voorkomen dat u zes maanden bezig bent met zo’n traject en dat iemand van de directie – zonder enige kennis van zaken – een andere arbodienst kiest dan die van uw voorkeur omdat die 1000 euro goedkoper is.  

Durf je te laten inspireren

Veel werkgevers werken met ingewikkelde aanbestedingen en tenderprocedures. Bij zo’n aanbesteding schrijft een werkgever dan een boekwerk vol gesloten vragen waar je ‘ja’ of ‘nee’ op kunt antwoorden. Er is geen ruimte voor visie of een eigen verhaal, er is alleen maar een checklist.

Maar wie eens in de vijf jaar zo’n arbotender uitschrijft, heeft toch geen idee wat er allemaal speelt? Dus voordat een werkgever zo’n telefoonboek vol – vaak onzinnige – eisen schrijft, is het wijs eerst een gespreksronde met arbodiensten te organiseren om zich te laten inspireren.

Wat is er eigenlijk allemaal te koop? Arbodiensten kunnen precies vertellen wat wel en wat niet kan. Durf ook vragen te stellen. Stel je kwetsbaar op. En vraag na zo’n inspiratiegesprek zeker: “Wat is jullie conclusie? Hoe zien jullie ons? Wie gaan jullie voordragen aan ons? Welk probleem hebben wij?”

‘Een moderne inkoper koopt in op basis van partnerschap en gaat zeker niet voor de goedkoopste optie’

Probeer die arbodienst te laten samenvatten wat ze hebben gehoord en gezien. Misschien komt u erachter dat u nog iets belangrijks vergeten bent, of vooraf iets hebt bedacht in uw enthousiasme, maar dat u onderweg allerlei nieuwe inzichten opdoet. Of misschien deugt uw plan bij nader inzien niet. Wees dan ook niet bang om terug te gaan naar de tekentafel. Tenders kunnen kortom prima werken, maar alleen als ze kwalitatief goed zijn, dus na een goede oriëntatie die inzicht geeft in wat u nodig heeft.  

Vergeet de inkoper niet

Last but not least: betrek zeker ook de afdeling inkoop bij dit soort trajecten. Een moderne inkoper koopt in op basis van partnerschap en gaat zeker niet voor de goedkoopste optie. Vertel uw inkoper hoe u het wilt en voorkom bureaucratisch gedoe. Zoekt u een businesspartner, dan is prijs nooit het belangrijkste in uw aanbesteding. Draait het bij de afdeling inkoop nog wel vooral om prijs, dan is het tijd voor een wake-up call. Arbodienstverlening is echt mensenwerk en niet te vergelijken met het vullen van het nietapparaat.  

Bob Zeegers en Marco de Zeeuw zijn partner bij HR-vergelijkingssite HR Navigator.