Tekst: Marion de Graaff / Beeld: NFP Photography

Meuldijk heeft nog heel wat meer veranderingen meegemaakt sinds hij een kleine vijf jaar geleden bij Van Rennes kwam werken. “Mijn taak was in het begin om een optimalisatieslag te realiseren op logistiek- en inkoopniveau. Toen ik kwam hadden we met 400 à 500 leveranciers te maken. Het was vooral een kwestie van maverick buying, dus buiten contracten om inkopen, en cherry picking, dus zeer selectief inkopen. In de afgelopen jaren hebben we het inkoopbeleid aangepast en toegespitst op de ontwikkeling van de organisatie. Naast elektro hebben we nu meer te maken met werktuigkundige installaties en met meet- en regeltechniek. Inkoopbeleid gaat over het creëren van volumes en bundeling, maar biedt ook kansen voor logistieke optimalisaties. Het is dus heel belangrijk om de inkoop serieus te nemen. Het is meer dan een beetje onderhandelen over dubbeltjes en kwartjes. Het gaat om het uitsluiten van risico’s, volumes bundelen, en ga zo maar door. En sluit je een contract af, dan zitten daar voor beide partijen rechten en plichten aan vast.”

Kabels op maat snijden

Onder leveranciers onderscheidt Meuldijk twee categorieën: bedrijven die puur en alleen materiaal leveren en bedrijven die (vaak naast materiaal) ook diensten verrichten en personeel uitlenen. “Die laatste categorie is steeds belangrijker, omdat er veel werk is en weinig handjes”, stelt Meuldijk. “Een groothandel die bepaalde onderdelen kan prefabben is heel waardevol in deze tijd. Bij materiaalleveranciers let ik vooral op hoe ze hun processen hebben ingericht. Hoe bieden ze hun materialen aan, kunnen we gebruik maken van e-procurement, hebben ze hun berichtenverkeer in ICM, XML, ICB of ICF? Kunnen ze nachtleveringen verzorgen, of materialen de volgende dag afleveren op een project? Het is belangrijk dat leveranciers op digitaal gebied bij blijven. Er zijn veel leveranciers aangesloten bij de 2BA datapool terwijl ze geen realtime voorraadinformatie beschikbaar hebben. Dat is jammer, want als je zo’n systeem goed gebruikt kun je beter en efficiënter werken.”

‘Een groothandel die bepaalde onderdelen kan prefabben is heel waardevol in deze tijd’

Winkelmandje vullen

“Voor ons is het van belang dat de monteurs bij een leverancier zelf een digitaal winkelmandje kunnen vullen”, zegt Meuldijk. “De uitvoerders kunnen ook zelf, met behulp van tablets, doorgeven wat er nodig is. Dat ontlast de werkvoorbereider en de projectleider enorm. De lijstjes van de monteurs en de uitvoerders komen in ons systeem binnen, wij drukken op de knop en dan gaat het in bestelling. De tijd van de Post-Its is bij ons definitief voorbij, maar leveranciers moeten daar wel in mee kunnen. We doen er alles aan om het zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Het gaat dag en nacht door.”

Relatie

Meuldijk is geen ‘harde’ inkoper. “Ik onderhandel natuurlijk wel. Ik maak bonusafspraken, beding projectkortingen, en ik weet precies wat marktconform is, maar ik zal iemand niet uitknijpen. De relatie is belangrijk, mocht er dan eens een probleem ontstaan, dan weet je dat je het samen kunt oplossen. Wat bijvoorbeeld wel eens voorkomt, is dat een klant wat ‘wispelturig’ is. Dan is dat bepaalde schakelmateriaal binnen, maar wil hij/zij bij nader inzien toch iets anders. Of iemand wil de groepenkast niet op de afgesproken plek A maar op plek B, waardoor er een andere maat nodig is. Of noem maar op. Dan is het fijn om dat zonder gedoe te kunnen retourneren of ruilen. Heb je je eerder heel onbehoorlijk gedragen, dan kun je niet verwachten dat iemand jou gaat helpen.”

“Het nakomen van afspraken en verwachtingen is in mijn ogen beter voor elkaar te krijgen met een duurzame relatie dan door alleen hard in te kopen. Als een leverancier zich trouwens niet aan afspraken houdt, is dat voor mij wel een reden om de samenwerking op te zeggen. Voor onderaannemers geldt dat als de uitvoering niet goed verloopt. We houden dat allemaal bij met een leveranciersbeoordeling. Als de uitvoerder of projectleider merkt dat er problemen zijn, dan gaan we het gesprek aan. Worden zaken dan niet goed opgelost, dan ‘vervaagt’ zo’n contact vanzelf. Oftewel: die benaderen we niet meer.”

‘Aan beursbezoek doe ik niet, dat is in mijn ogen meer bedoeld om te netwerken en te borrelen’

Coronakabels

Dat de deur in elk geval altijd op een kier moet blijven, merkte Meuldijk tijdens de coronacrisis. “Veel spullen waren moeilijker te krijgen, en soms kon ik niet meer bij een leverancier terecht. Dan moest ik uitwijken en was ik blij dat ik bepaalde contacten nog had, al had ik er een tijd lang niets ingekocht.”

De coronacrisis gaf nog meer problemen. “We merkten van bepaalde producten dat de prijzen rap stegen. Zo hadden we een groot aantal PV-panelen in bestelling, en die werden duurder. Toen we met de leverancier in gesprek gingen, bleek dat de fabrikant de contracten had opengebroken. Daar kun je natuurlijk niets tegen beginnen. Ook werden de levertijden van veel materialen langer, of moesten spullen elders vandaan komen. De monteurs grepen steeds vaker mis, en het was al duidelijk dat de grondstofprijzen omhooggingen. Toen hebben we besloten om tijdelijk de voorraad te vergroten. Ik ben daar in principe geen voorstander van, maar nood breekt wet. Wij hadden dus geen coronakilo’s maar coronakabels”, lacht Meuldijk.

Op de hoogte

Bij het selecteren van leveranciers gaat Meuldijk af op de ervaringen van zijn collega’s. “Verder vind ik internet de beste manier om op de hoogte te blijven. Dat is snel en gemakkelijk, en je bent in een paar klikken de wereld rond. Aan beursbezoek doe ik niet, dat is in mijn ogen meer bedoeld om te netwerken en te borrelen. We kunnen (en willen) ook niet met iedereen zakendoen. Ik krijg bijna dagelijks een belletje van een leverancier, maar ik houd het bijna altijd af. Gezien onze omzet en inkoopvolume kunnen wij met een groep van zo’n 250 leveranciers goed uit de voeten. Heb je er meer, dan is het lastiger om volumes te maken.”

De beste voorraad is geen voorraad

Het retourbeleid van sommige leveranciers laat volgens Meuldijk te wensen over. “Daar zou ik wel graag wat meer flexibiliteit in willen zien”, zegt hij. “Ik vind het niet meer van deze tijd dat men iets niet retour neemt omdat de doos een beetje beschadigd is, of omdat iets een special is. Voor ons is dat niet werkbaar. Wij moeten maar afwachten wanneer iets weer in een project past, dat kan wel een jaar duren. Een leverancier heeft een grote afzetmarkt en is een product vaak binnen afzienbare tijd kwijt.”