Acht tips voor circulair inkopen

Ondernemingsraden hebben een ‘zorgtaak’ voor het milieu en de impact van de activiteiten van hun organisatie daarop. Een van de manieren om die impact te verkleinen is door ervoor te zorgen dat jullie organisatie circulair inkoop. Maar hoe pak je dit aan, circulair inkopen? Acht tips uit de praktijk van adviesorganisatie PwC.

 Bij maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) let je op de kosten van producten en diensten, maar ook op de effecten van de inkoop op het milieu en sociale aspecten. Zoals de vraag of makers van de producten onder goede arbeidsomstandigheden werken. En dat een product wordt gemaakt van milieu- en diervriendelijke materialen die de aarde zo weinig mogelijk belasten. Een onderdeel van die aanpak is circulair inkopen. Als or heb je de kans deze aanpak te stimuleren en vragen te stellen over de invoering ervan. Gebeurt dat allemaal niet, dan mag je ook hier gebruik maken van je initiatiefrecht. Zonde om die kansen te laten liggen.  

Duurzame oplossingen

Bij de inkoop bepaal je niet alleen welke producten er binnenkomen, maar heb je ook invloed op de levensloop van het product en hoe je het na gebruik weggooit. Circulair inkopen stelt duurzaamheid centraal bij elke stap in het inkoopproces. Dat vraagt om een andere manier van denken: je gaar op zoek naar duurzame oplossingen voor nu en later. Een open blik en houding zijn daartoe noodzakelijk bij degenen die inkopen. Dit maakt duurzaam inkopen behalve duurzaam ook verrassend. De volgende acht tips van Rob Klinkert van PWC (facility management) en Jeroen Ensie (Inkoop) geven je houvast bij het proces van circulair inkopen van producten en diensten.

Tip 1: heb je het nodig?

Producten worden vaak vervangen wanneer ze verouderd zijn of als hun levensduur op papier is bereikt. Denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen, computers, bureaustoelen of audiovisuele apparatuur. Maar is dat wel nodig? Dat is de eerste vraag die je stelt bij circulair inkopen. Wellicht voldoet je product nog prima!

Tip 2: vraag functioneel uit

Hier raken we de kern van circulaire inkoop: functioneel uitvragen. Dit betekent dat je op zoek gaat naar de beste oplossing voor een product (of dienst). Bij de uitvraag omschrijf je daarom welk probleem je hebt en aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Zo timmer je de uitvraag niet dicht.

‘Ga het gesprek aan, eerst binnen je organisatie’

Tip 3: Brainstorm met collega’s

Het is even omschakelen, van traditioneel naar functioneel uitvragen. Ga daarom het gesprek aan, eerst binnen je organisatie. Brainstorm met collega’s over wat je nodig hebt en wat je wil bereiken. Zo weet je precies met welke vraag je de markt ingaat.

Tip 4: Kijk verder dan de usual suspects

Tijdens het brainstormen bekijk je ook wie je kunt benaderen met je uitvraag. Denk daarbij niet alleen aan de gebruikelijke partijen onder de leveranciers, maar zoek ook buiten de gebaande paden. Je zoekt immers een oplossing, en dien kan verschillende vormen aannemen.

‘Vertrouw op de expertise van je leveranciers en vertrouw op ideeën waar zij mee komen’

Tip 5: Daag de leveranciersmarkt uit

Nadat je binnen de organisatie het gesprek bent aangegaan, ga je het nu aan met de markt. Haal ook daar kennis op. Is onze vraag reëel? Wat vinden jullie ervan? Vertrouw op de expertise van leveranciers en sta open voor de ideeën en mogelijk oplossingen waar zij mee komen. Door functioneel ui te vragen, kun je nogal eens worden verrast. Zo kom je tot nieuwe oplossingen.

Tip 6. Verduurzamen met het “10 R’en-model”

Circulair inkopen gaat om verduurzamen. Om te toetsen hoe duurzaam een oplossing is, is het model genaamd de “10 R’en” erg geschikt. De eerste ‘r’ staat voor ‘refuse’, ofwel: niet doen. Dit sluit aan bij Tip 1: heb je echt wel iets nieuws nodig? Zo wordt er nu in de zorg gekeken naar mogelijkheden om het gebruik van handschoenen tot een minimum te beperken.

Andere r’en zijn bijvoorbeeld ‘refurbished’ en ‘recycle’. Dit model maakt je bewust van de opties die je hebt. Ga je bijvoorbeeld voor een refurbished product of voor een nieuw product met een lager energieverbruik dat je later kunt refurbishen? Het “10 R’en-model” helpt je de verschillende keuzes in kaart te brengen.

‘Kijk met je leverancier hoe je het onderhoud zo kunt regelen dat een product zo lang mogelijk meegaat’

Tip 7: Kijk naar “gebruik” in plaats van “bezit”

Bedrijven en organisaties kopen meestal producten zoals verlichting, koffiemachines en vaatwassers. Maar is dat wel nodig? Wellicht kun je de stap nemen van bezit naar gebruik. Kijk met de leverancier hoe jullie het onderhoud zo kunnen regelen dat een product zo lang mogelijk meegaat. En hoe het aan het eind van de levensduur weer duurzaam de keten in kan. Zo kun je bijvoorbeeld duurdere apparatuur kopen die duurzamer is omdat je geen kosten meer hebt aan het onderhoud. De totale gebruikskosten worden belangrijker dan alleen de aanschafprijs van een product.

Tip 8: Ga de uitdaging gezamenlijk aan

Het is al eerder aangestipt: sta open voor feedback uit je organisatie en vanuit de markt. Circulair is nieuw, voor veel bedrijven maar ook voor veel leveranciers. Ga samen die uitdaging aan en durf te vragen om feedback. Stel je kwetsbaar op en laat je verrassen.