1. Stuur op output

Dé trend in inkoopland is waardegericht inkopen. Dat betekent sturen op output in plaats van op input. U schrijft niet langer een vastomlijnd bestek, maar vraagt de markt om mee te denken en zo samen tot de beste oplossing te komen. Soms leidt deze aanpak tot een heel andere categorie aan leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan crowd funding, waarbij de bank wordt omzeild. Vaker echter leidt waardegericht inkopen tot nieuwe inzichten. Want leveranciers kunnen hun klanten op ideeën brengen. Zij kennen de markt immers van haver tot gort en weten welke (technologische) ontwikkelingen eraan zitten te komen. Wat in ieder geval geldt: een goed bestek met ruimte voor inspraak maakt het voor leveranciers aantrekkelijker om in te schrijven. Uit onderzoek blijkt dan ook dat een waardegerichte benadering leidt tot lagere prijsverschillen tussen inschrijvers en een hogere kwaliteit van het aanbod. Dat is niet zo gek, want het aanbod sluit immers beter aan bij de specifieke vraag.

2. Sluit andere contractvormen, met andere financieringsvormen

Een goed waardegericht bestek laat leveranciers vrij om mee te denken over de manier waarop u een product afneemt. Steeds vaker zal dat zijn als dienst. Een voorbeeld is software uit de cloud: in plaats van een eenmalige investering sluit u een abonnement af voor de gebruiksperiode. Een concept dat ook meer en meer terug te zien is in andere markten, zoals bijvoorbeeld machines of gebouwinstallaties, waarbij men betaalt voor aanschaf en onderhoud gedurende een vooraf bepaalde periode. De leverancier heeft er dan baat bij te kiezen voor de beste onderhoudsmethode. Afhankelijk van de contractvorm komen afgenomen producten dan niet meer op uw eigen balans te staan. U neemt ze immers af als dienst. CAPEX wordt OPEX.

3. Maak helder wat uw doelstelling is

Een goed bestek sluit uiteraard aan bij de doelstellingen van de inkopende partij. Dat lijkt een open deur, maar uit onderzoek naar overheidsaanbestedingen blijkt dat maar liefst 70 procent van de uitvragen in de markt geen duidelijke doestelling heeft. Het huidige contract loopt af en daarom wordt er opnieuw aanbesteed. In de uitvraag wordt niet of nauwelijks stilgestaan bij de aspecten die voor de gebruiker van doorslaggevend belang zijn. Wordt het verschil bijvoorbeeld gemaakt door het product zelf of door de leverancier? Hoe belangrijk zijn zaken als minimale ordergrootte en levertermijn? Te vaak worden producten ingekocht als een commodity terwijl ze dat voor de gebruiker niet zijn. Het komt ook voor dat de leverende organisatie het verschil maakt, maar dat daar in de gunningscriteria geen rekening mee wordt gehouden.

4. Neem de gebruiksfase mee in de gunningscriteria

Nog een open deur die echter veel te vaak gesloten blijft: vertaal de doelstelling naar gunningscriteria. Uit hetzelfde onderzoek naar overheidsaanbestedingen blijkt dat de meest gebruikte uitwerking van het kwalitatieve gunningscriterium de implementatie is. Er is nauwelijks aandacht voor de fase daarna: het eigenlijke gebruik. Terwijl voor de beleving van de gebruikers juist die gebruiksfase natuurlijk heel belangrijk is. Helpen leveranciers klanten om het product of de dienst goed te gebruiken? Wordt het contract goed uitgenut? Een voorbeeld is software: wat doet de leverancier om de adoptie door gebruikers te verhogen? Meet de leverancier of gebruikers alle beschikbare functionaliteiten op de juiste manier inzetten en stuurt hij bij, of laat hij zijn klanten ‘maar wat aanklooien’?

5. Evalueer eerdere inkooptraject

Ga van alle contracten die u twee of drie jaar geleden sloot eens na hoe tevreden het bedrijf is met het product of de dienst. Praat met de gebruikers over hun ervaringen. Die lessen kunt u bij een volgend inkooptraject meenemen. U krijgt overigens betere informatie als u zo’n analyse niet koppelt aan een aflopend contract, maar gewoon tussentijds eens doet.