Lees verder
Het inkoopvakgebied verandert razendsnel. De tijd is voorbij dat je leveranciers vooral vergelijkt op prijs. Het draait allemaal om de waarde die een leverancier toevoegt. Een waarde die steeds vaker nauw samenhangt met verduurzaming, het vinden van een oplossing voor schaarste op het gebied van personeel, en met digitalisering van bedrijfsprocessen, om ze efficiënter en vooral ook effectiever te laten verlopen. Wat speelt er precies op inkoopgebied en wat is de impact hiervan op de ondernemingsraad?
De afgelopen dertig jaar heeft het inkoopvakgebied zich razendsnel ontwikkeld. Waar inkoop jarenlang werd gezien als de afdeling die er maar voor moest zorgen dat de goederen en diensten die de business nodig had tegen de laagste prijs werden geleverd, zijn inkopers gaandeweg steeds meer waarde gaan toevoegen. De belangrijkste ontwikkeling in de afgelopen jaren was dan ook de tendens naar waardegericht inkopen: van sturen op input met vastomlijnde bestekken, naar sturen op output, waarbij leveranciers wordt gevraagd om actief mee te denken en samen tot de beste oplossing te komen. Deze ontwikkeling heeft vergaande invloed op klant-leveranciersrelaties en op contracten. Er komen steeds meer dienstverleningsconcepten: je koopt bijvoorbeeld geen gebouwinstallatie meer, maar neemt een lift, verwarming of koffie af als dienst, inclusief onderhoud.
Schaarste op alle fronten
De meeste inkoopafdelingen zitten nog volop in deze transitie, maar ze hebben geen tijd om te wennen. Want de volgende grote veranderingen staan alweer voor de deur. De eerste grote wijziging heeft alles te maken met de lockdowns in 2020 en de daardoor ontstane crises op het gebied van leveringen, containers en personeel. Laten we beginnen bij de ontregelde supply chains. Want of het nu gaat om computerchips of industriële onderdelen, heel veel supply chains leunen sterk op producten uit China en andere Aziatische landen. Daar zijn nog altijd de vorig jaar door lockdowns ontstane tekorten niet weggewerkt. De impact laat zich in veel sectoren gelden.
Daar komt bij dat de normaal zo efficiënte containerstromen door de lockdowns volledig in de war zijn gegooid, waardoor containers op de verkeerde plek stonden en transportprijzen explodeerden. De snelheid waarmee deze beide scenario’s zich voltrokken en de impact op hun business heeft veel inkopers laten inzien dat het verstandig is om toch ook productiecapaciteit dichter bij huis te zoeken en bij de inkoopafwegingen wat meer nadruk te leggen op leverrisico en wat minder op prijs.
Maar bij dat sourcen dichter bij huis lopen ze meteen tegen het derde probleem op: de personeelscrisis. Deze sluimerde al langer, maar de arbeidsmarkt was nog nooit zo krap als nu. Dit staat allerlei nieuwe ontwikkelingen in de weg, zoals de energietransitie die dreigt te vertragen door het tekort aan technisch personeel. De problemen zijn momenteel het grootst in sectoren die het voornamelijk moeten hebben van het inhuren van handjes – schoonmaak, logistiek, horeca, productiebedrijven –, maar ook voor de hoger opgeleide banen zijn nauwelijks mensen te vinden. Pas afgestudeerde HBO’ers en academici worden al als consultant op pad gestuurd, zonder dat ze fatsoenlijke begeleiding krijgen van een senior. De kwaliteit van veel adviesdiensten staat daardoor onder druk. Bij technische dienstverlening speelt precies hetzelfde probleem.
Digitalisering
De tweede grote disruptie die ervoor zorgt dat we op een heel andere manier naar inkoop moeten kijken, is die van de steeds verdergaande digitalisering. Dit heeft op verschillende manieren impact. Ten eerste heeft digitalisering invloed op de inkoopprocessen zelf. Datadriven purchasing helpt inkopers bij het automatiseren van handwerk in processen en het nemen van slimmere beslissingen. Bijvoorbeeld: voor welk deel van de uitgaven kan ik het best kiezen voor ‘near shoring’? Of: hoe kan ik mijn voorraad verlagen zonder de kans op out-of-stock (uitverkocht) te verhogen?
Daarnaast zorgt digitalisering voor andere contract- en dienstverleningsconcepten. Een voorbeeld is predictive maintenance, waarbij je met slimme sensoren kunt meten wanneer installaties onderhoud nodig hebben. Leveranciers verkopen het onderhoud mee als dienst. En soms gaan ze een stap verder en leveren een volledige machine of installatie as-a-service, zoals we dit van kopieerapparaten al gewend zijn. Dit roept nieuwe vragen op zoals: van wie zijn de sensordata? Welke data deel je en welke niet? Want digitalisering kan ook zaken inzichtelijk maken die misschien beter verborgen hadden kunnen blijven. Denk bijvoorbeeld aan foutief gebruik van een apparaat, waardoor het binnen de garantietermijn kapotgaat.
En een derde terrein waarop digitalisering invloed heeft, is maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Er zijn allerhande instrumenten die inkopers helpen om duurzamer afwegingen te maken en de transparantie te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan blockchain om de weg die grondstoffen en halffabrikaten in de keten afleggen te tracken en tracen, zodat je zeker weet dat er geen verborgen slavernij plaatsvindt ergens in jouw productieketen.
De or koopt veel opleidingen en trainingen in. Veel daarvan zullen post-corona ook in digitale of blended learning-variant worden aangeboden. Denk goed na welke vorm het best aansluit bij jouw opleidingsbehoefte. Online trainingen zijn tijdsefficiënt, maar je mist vaak de interactie die er fysiek bestaat. Daarbij komt dat de ene online learning training de andere niet is. Let er bijvoorbeeld op dat tools als Microsoft Teams of Zoom niet dezelfde leerervaring bieden als een echte virtual classroom, waar het mogelijk is om break-out-sessies op te zetten waar een trainer tussen de verschillende groepjes heen en weer kan bewegen. Het succes van online opleiden en trainen hangt, buiten de lesvorm, ook sterk af van de trainer. Het vraagt andere vaardigheden dan wanneer je fysiek voor een groep staat. Vraag bij de cursusaanbieder na hoe zij docenten hierin trainen en begeleiden. Daarnaast koopt de or veel advies in: juridisch advies, pensioenadvies, et cetera. Vaak wordt al jarenlang zakengedaan met hetzelfde advocatenkantoor of dezelfde pensioenadviseur. Daar is op zich niets mis mee, zolang de sleet er maar niet op komt. Daarom is het verstandig om regelmatig je licht op te steken bij andere partijen en hen te vragen op welke manier zij denken waarde te kunnen toevoegen aan jouw or. Kijk daarbij dus niet eenzijdig naar de kosten, maar vooral naar de toegevoegde waarde die een adviseur kan leveren..
Maatschappelijk verantwoord inkopen
MVI is de derde grote trend in inkoopland. De vraag die ieder bedrijf en daarmee iedere inkoper zich moet stellen is: kiezen we voor de makkelijke weg van de laagste kosten op korte termijn? Of durven we te gaan voor de lange termijn? Hoe kunnen we dit meenemen in de contractering? Want de kale prijs van een duurzame oplossing ligt in veel gevallen boven de prijs van een minder duurzaam alternatief. Je zult dus moeten kijken naar de total cost of ownership. Dat betekent dat Inkoop in kaart moet brengen: wat zijn op lange termijn de kosten als je nu blijft kiezen voor grijze varianten? Neem als voorbeeld de auto-industrie. De grote automerken hebben lang vastgehouden aan de verbrandingsmotor en hebben daarmee de ruimte gegeven aan nieuwe merken als Tesla en Polestar om snel marktaandeel te veroveren.
Dit voorbeeld uit de automotive laat ook meteen mooi zien dat het niet alleen klanten zijn die vragen om duurzamer producten, maar ook dat je geld kunt verdienen met nieuwe businessmodellen, zoals het verhandelen van CO2-emissierechten. Lange tijd maakte Tesla primair winst op het verhandelen van emissierechten. Er liggen op dit vlak kansen genoeg, denk bijvoorbeeld aan stimuleringswetgeving zoals de milieu-investeringsaftrek (MIA), sectorspecifieke regelingen (kijk voor meer informatie op versnellingshuisce.nl) en subsidies vanuit Europa. De ISO 20400-richtlijn voor MVI biedt inkopers een plan van aanpak: hoe onderzoek je de risico’s en kansen van duurzaam inkopen? Hoe specificeer je? Wat betekent het voor je tender? Hoe geef je duurzaamheid en innovatie vorm in het contract? Ook als je je nog niet direct ISO wilt laten certificeren, kun je de richtlijn gebruiken als stappenplan dat je helpt bij het inrichten van je inkoopproces.
Digitaal onderhandelen
Tegen de achtergrond van deze grote veranderingen speelde dan ook nog eens de uitdaging dat inkopers hun leveranciers niet konden bezoeken. Ze moesten fabrieksbezoeken digitaal doen, en ingewikkelde onderhandelingen verliepen via Zoom of Teams. Nevi heeft in recordtijd de training Business negotiations in a virtual world uit de grond gestampt, die inkopers leert waar ze op moeten letten bij een digitaal leveranciersbezoek, en hoe ze online een goede onderhandeling voeren.
Kortom, als er één vakgebied momenteel in ontwikkeling is, dan is het inkoop wel.
