Lees verder
Soms is de uitdaging voor medezeggenschappers wel érg groot. Bijvoorbeeld bij complexe adviesaanvragen waar meerdere partijen hun stempel op willen drukken. Het proces van besluitvorming kan dan ingewikkeld lijken. De adviseurs en trainers van Zuidema PM brengen verschillende perspectieven in, waarmee ze de or helpen een productieve uitweg te vinden.
De balans vinden tussen tevreden medewerkers en gezonde arbeidsvoorwaarden. Dat is waar de experts van Zuidema PM voor gaan. ‘PM’ staat voor Personeelsmanagement en Medezeggenschap, de expertises die dit trainings- en adviesbureau combineert. Daar hebben we meteen een onderscheidende eigenschap van deze club gedreven adviseurs te pakken: ze adviseren enerzijds de ondernemingsraad en andere medezeggenschappers, maar ook bestuurders en HR-directeuren. Dat geeft niet alleen een breed perspectief – het brengt ook inzichten mee die je anders wellicht zou kunnen missen.
Nodig en gewenst
Wat kenmerkt de aanpak van Bureau Zuidema PM?
Walter van der Ploeg: ‘Wij stellen het effectief functioneren van de medezeggenschap centraal in de actuele context van een organisatie. De praktijk dus, en niet de wet. Daar hebben we overigens genoeg verstand van, maar kennis van de wet komt op de tweede plaats. We zoeken oplossingen door heel precies te kijken wat er op dat moment speelt in jouw organisatie. Daarop stemmen wij af wat er nodig en gewenst is – van brieven schrijven tot helpen met onderhandelen. We hanteren dus vele vormen van advies en begeleiding.’ Het woord ‘maatwerk’ is een nogal versleten cliché waar zowat ieder bureau zich op laat voorstaan. Toch is het juist dát wat Zuidema PM biedt.
‘Adviseren in een complex krachtenveld kan best ingewikkeld zijn’
Bruggen slaan
Het feit dat de adviseurs van Zuidema expertise combineren in de medezeggenschap én in de HR, heeft als bijkomend voordeel dat ze ook in opdracht van bestuurders en HR-directeuren werken. Jeroen de Waal: ‘Daardoor spreken wij hun taal. Zo kunnen we gemakkelijk bruggen slaan tussen bestuur en medezeggenschap. Namelijk door de nadruk leggen op het gezamenlijk belang: dat van de organisatie. Dat helpt enorm bij het vergroten van de effectiviteit van de medezeggenschap. En daar draait het per slot van rekening allemaal om.’
Klopt het dat ‘invloed’ een kernbegrip is in jullie aanpak?
Bert Fundter: ‘Het begrip “invloed” geeft in de eerste plaats extra kleur aan onze benadering. Het gaat namelijk niet alleen om de inhoud en de uiteindelijke mening van de or, maar zeker ook hoe je dat communiceert. We ondersteunen het proces om tot een gezamenlijk standpunt te komen, én om dat vervolgens effectief naar voren te brengen. Pas als de or met één mond spreekt, kan hij invloed uitoefenen. Dat kan lastig zijn. Toch is het in elke fase van het adviesproces essentieel dat je effectief communiceert. In je contact met de bestuurder, maar ook intern. Wij kunnen de or helpen om het gezamenlijk standpunt als team boven tafel te krijgen. De ondernemingsraad vindt bij ons dus advies en ondersteuning bij de inhoud, bij het proces om tot een standpunt te komen, het goed opschrijven daarvan, en bij het onderhandelen daarover. Bij dat onderhandelen werken we vaak met conceptadviezen, om te testen hoe de bestuurder met jullie adviezen omgaat.’
Puzzelen
Die veelkleurigheid is meteen het aantrekkelijke van zijn vak, vertelt Walter: ‘Ik vind het leuk om te puzzelen met de ondernemingsraad en te ontdekken: wat is voor jullie nou het cruciale punt waarmee je verder komt als groep?’ Adviseren in een complex krachtenveld kan namelijk best ingewikkeld zijn. Bert geeft als voorbeeld: ‘Voor je het weet heb je met zes tot tien partijen te maken die elk hun stempel willen drukken. Dat vergt een vorm van relatiemanagement, waarin wij je kunnen begeleiden. Het komt erop aan je voortdurend bewust te zijn van de verschillende stappen die je in zo’n proces doorloopt. Het kan zijn dat het dagelijks bestuur of een commissie zekere onderdelen daarvan heeft voorbereid. Dan krijg je wel een standpunt en een besluit, maar vervolgens moet dit nog landen in de boezem van de ondernemingsraad.’
Vier pijlers Team Zuidema PM
Het team van bureau Zuidema PM telt verschillende experts op het gebied van medezeggenschap en personeelsmanagement, waaronder de arbeidsvoorwaarden. De vaste pijlers waar zij op bouwen zijn: expertise in besluitvorming, het vergroten van je invloed, aandacht voor de diverse belangen, en gevoel voor de praktijk. Deze expertise zet ZPM in zowel tijdens trainingen als bij specifieke adviesopdrachten. Verder werkt Zuidema PM samen met gespecialiseerde bureaus: bijvoorbeeld op het gebied van pensioenen, advocatenkantoren, financieel specialisten.
Kritisch zijn rol pakken
Gedurende de behandeling van een adviesaanvraag raakt de or vaak in zichzelf gekeerd, valt Walter op. ‘Terwijl het in de verschillende fasen van dat traject juist nuttig is om in gesprek te blijven, bijvoorbeeld met HR. Probeer dus als or ook tussendoor gesprekken te voeren en daarmee te peilen hoe de zaken ervoor staan. Dat maakt de missie van de OR kansrijker. Dit kan met informele gesprekken maar ook tijdens de ingeplande. Zo gebruik je alle tussenstappen in een adviestraject.’ ‘Intussen proberen wij ook de bestuurder ertoe te bewegen ruimte te blijven maken voor het gesprek met de medezeggenschap’, vult Jeroen aan. ‘Zodat de or ook kritisch kan zijn en zijn rol naar behoren kan pakken. En als de bestuurder er niet aan wil, dan zal de or assertiever moeten zijn en duidelijker in de communicatie.’
Keurmerk
Wat de interne besluitvorming voor een or kan bemoeilijken, is dat hij de achterban in de nek voelt hijgen. ‘Dat is spannend. Dit kan voor de or een goede reden zijn om een adviseur in te schakelen. Daarmee kun je aantonen dat je goed werk hebt geleverd; die adviseur fungeert dan als een keurmerk.’ Er is meer waarvoor je een adviseur van Zuidema PM inschakelt. Walter: ‘Wij zien namelijk bijna altijd iets dat de or over het hoofd heeft gezien. Dat kan van alles zijn: kennis van het sociale plan, van de cao of de werking van de wet. Wij dragen dus ook inhoudelijk bij. Neem Jeroen, specialist op het gebied van functiewaardering. Wanneer een nieuwe beloningsstructuur onderdeel is van een reorganisatie die eraan komt, dan is het enorm handig wanneer je diens kennis in huis haalt. Normaal gesproken adviseert Jeroen directies en HR-afdelingen, dus met zijn second opinion breng je een brede, gerespecteerde visie binnen. Zo kom je beter beslagen ten ijs in de onderhandeling met de bestuurder.’ Door die verschillende invalshoeken in te brengen, helpen de Zuidema-adviseurs het strategische inzicht en bereik van de or versterken – en zo zijn invloed op de besluitvorming in de organisatie vergroten.
‘Strategisch verschillende invalshoeken inbrengen, vergroot invloed van de OR op de besluitvorming’
Over het voetlicht
‘Door corona bleek het soms moeilijk om ook die informele gesprekken met elkaar te blijven voeren. Mijn advies is: zorg dat je af en toe weer op kantoor bijeenkomt. Zoek elkaar op en kijk elkaar in de ogen, ook onderling. Het is begrijpelijk als een deel van de or-leden liever thuiswerkt. Maar als je je rol serieus neemt, zul je elkaar en de directie moeten opzoeken. Zeker bij grotere, ingewikkelde adviestrajecten is het nodig om elkaar live te spreken.’ ‘Non-verbale communicatie speelt een belangrijk rol om zo’n proces te laten slagen. Kijk, feiten en informatie kun je prima online uitwisselen. Maar zodra je dieper de discussie ingaat en je echt wil weten hoe iemand in een bepaald onderwerp staat, heb je ook die non-verbale communicatie nodig. Het is veel lastiger om die via het scherm te laten zien, ook binnen de or onderling. En onder deze omstandigheden vereist het ook nog meer regie van een or-voorzitter om jullie advies aan de directie goed over het voetlicht te krijgen.’
Kritisch maar constructief
Walter noemt verschillende voorbeelden van adviesklussen waarbij hij betrokken was. ‘Zo hielp ik de OR van een gemeente kritisch maar constructief te durven zijn; om de bestuurder aan formele WOR-procedures te houden, en te werken met conceptadviezen, zodat er nog gesprekken en onderhandelingen mogelijk zijn over wensen van de or.’ Ook begeleidde hij een Waterschap bij een reorganisatie. ‘Hier heb ik de voorzitter geholpen leiding te geven aan het adviesproces. Ik hielp de werkgroep van de or om gestructureerd te werken tijdens verschillende fases van het besluitvormingsproces. En tot slot heb ik de or geholpen het eens te worden over het uiteindelijke advies dat hij wilde uitbrengen.’ Maar ook vanaf het prille begin kan Bureau Zuidema PM uitkomst bieden. Walter hielp de directie en HR van een commerciële organisatie bij het instellen van een ondernemingsraad en bij het voorbereiden en het uitschrijven van verkiezingen. Om vervolgens de verse or-leden bij te staan door middel van training en advies.
Zoektocht
De zoektocht van een or kan spannend en soms ingewikkeld zijn. En juist daaruit halen Walter en zijn collega’s de motivatie en de drive om samen met or, HR en directie tot resultaten te komen. ‘Daarop worden wij gewaardeerd, en precies dat maakt dit werk voor mij zo leuk en boeiend. Dan maakt het ook niet uit dat je er ook buiten kantoortijden tijd in stopt.’
Advies tijdens trainingen
Ook tijdens trainingen, de andere hoofdactiviteit van Zuidema PM, komt hun expertise goed van pas. ‘Je kunt als ondernemingsraad flink voortgang boeken met het opdoen van strategische inzichten en tegelijk stappen zetten in het advies- of instemmingsproces.’
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Zuidema PM.
Benieuwd naar de overige onderzoeksresultaten? Kik hier
