“Voor de hoofdcomponenten maken we specifieke projectafspraken”, zegt Peter Donkers. “Wij maken ook de raamafspraken met de leveranciers voor alle componenten die ‘gewoon’ besteld worden door projectleiders en werkvoorbereiders. Marc en ik zitten natuurlijk ook allebei aan de verkoopkant van het bedrijf, en verkoop en inkoop hangen heel nauw met elkaar samen. Bij de projecten die wij doen maken de onderdelen vaak een groter deel van de order uit dan arbeid. Grote componenten zoals compressoren en warmtewisselaars zijn bepalend voor de verkoopprijs. Maken wij slechte afspraken of werkt een leverancier niet goed mee, dan maken wij minder kans om een project te verkopen.”
“We werken met vaste leveranciers en bepalen voor elk project - nog voor we gaan aanbieden - wie binnen die groep voor dat werk de beste is. Vragen die we onszelf dan stellen, zijn: Wie past er het beste bij dit project? Met welke leverancier kunnen we het beste resultaat behalen? We kijken naar kwaliteit, support, en natuurlijk speelt de prijs een rol. Een leverancier moet meer zijn dan een bedrijf dat spullen levert. Het gaat bij ons meestal om complexe projecten met veel onderdelen. Ontstaat er dan een probleem, dan merk je dat een ‘dozenschuiver’ na het afleveren geen enkele betrokkenheid meer bij het project heeft. Met zo’n bedrijf zijn we snel klaar. Een leverancier moet ons ontzorgen, en een project niet onnodig compliceren. Zelf staan we er ook zo in: als we ergens een installatie opgeleverd hebben en er blijkt iets niet in orde te zijn, dan lossen we het op. Datzelfde verwachten we ook van onze leveranciers.”
Een scherpere prijs
“Als we een offerte gaan maken voor een project, selecteren we onze leveranciers dus vooraf en nemen dat mee. Bij elk project doen we dat opnieuw, en de samenstelling kan er steeds heel anders uitzien. Dat lijkt hard, maar zo werken we in deze branche, iedereen weet dat van elkaar. Het komt ook voor dat een opdrachtgever voorkeur voor een bepaalde leverancier of fabrikant heeft. En soms kunnen we op basis van een afspraak met een klant wat ruimte creëren, bijvoorbeeld door voor fabricaat B te kiezen, in plaats van A. Dat gaat natuurlijk altijd in overleg.”
“En ook komt het voor dat wij een leverancier meenemen in het project, maar dat hij uiteindelijk niet de opdracht krijgt omdat een andere leverancier een scherpere prijs heeft of een ander voordeel. Het is bij ons eigenlijk nooit standaard, we zijn heel vaak aan het afstemmen, onderhandelen, afspreken en noem maar op. Dat gaat altijd over de hoofdcomponenten. Voor het overige hebben we al goede afspraken vastgelegd in raamcontracten, dus daar hebben we geen omkijken naar.”
Bikkelharde inkoper
“We proberen als echte inkopers bikkelhard te zijn, maar dat lukt ons nooit”, lacht Donkers. “Kijk, wij zijn een familiebedrijf en we vinden het heel belangrijk dat we als team lekker werken, zowel onderling als met opdrachtgevers en met leveranciers. We vinden het fijn om samen een mooi project te realiseren, en daarvoor heb je elkaar nodig. We zijn loyaal, maar we doen natuurlijk zaken met meerdere leveranciers. Daarom wisselen we af, en dat werkt prima. We willen het aantal leveranciers niet te groot hebben trouwens, want dan wordt het intern voor ons te ingewikkeld.”
Fabrikant in Italië
Veel grote componenten worden via de groothandel naar Nederland gehaald. Andere grote componenten die het bedrijf voor projecten inkoopt, komen rechtstreeks uit het buitenland. “Neem warmtewisselaars”, zegt Donkers. “Wij bouwen zelf luchtbehandelingskasten, maar daarvoor kopen we de warmtewisselaars in bij een fabrikant in Italië. Dat is wel een leuk verhaal. We waren op een gegeven moment op zoek naar een bepaald type warmtewisselaar en zijn toen maar gewoon gaan googelen. We stelden onze vraag ook op een forum en kregen een aantal dagen een hele vriendelijke reactie uit Italië. Marc en ik zijn naar de betreffende fabriek afgereisd, en kwamen aan bij een enorme bouwval. We wilden alweer omdraaien, toen bleek dat de ingang aan de achterkant was. Eenmaal binnen was het een geweldig geoutilleerde en moderne fabriek, waar ze exact de warmtewisselaars konden maken die wij nodig hadden. En nu doen we al zo’n tien jaar zaken met hen.”
Beurzen en vakbladen
Voets & Donkers is op dit moment betrokken bij de bouw van het nieuwe distributiecentrum van Lidl in Almere. “Het wordt een gebouw met een omvang van 50.000 m², waarvan wij zo’n beetje de helft gaan conditioneren. De belangrijkste componenten die we daar gaan installeren zijn compressoren, luchtkoelers, condensors, pompen, vaten en afscheiders, platenwarmtewisselaars en natuurlijk de hele besturingstechniek, en leidingen, isolatie en bevestigingsmaterialen. Daarvoor hebben we al gauw met zo’n 30 verschillende leveranciers te maken.”
In totaal wordt bij Voets & Donkers per jaar voor zo’n 8 tot 10 miljoen ingekocht, afhankelijk van het aantal projecten dat er wordt uitgevoerd. Peter Donkers is gemiddeld een dag per week met inkoop bezig. Hij ontvangt regelmatig leveranciers op kantoor, en af en toe bezoekt hij een fabriek. “Beurzen zijn ook belangrijk”, zegt hij. “In de koeltechniek is de Chillventa in Neurenberg de belangrijkste beurs. Dit jaar gaat het vanwege corona niet live door, maar is er een online event georganiseerd. Ik weet nog niet of ik die ga ‘bezoeken’. Ik kan zonder die beurs ook online zijn om van alles te bekijken. Het live contact, bijpraten met leveranciers, producten zien en voelen; daar gaat het eigenlijk om. In de toekomst kan dat hopelijk weer. Ik houd altijd mijn ogen en oren open voor nieuwe leveranciers. Als ik ergens kom en een component zie die ik niet ken, dan ga ik op onderzoek uit.”
“Vakbladen zijn ook een belangrijke bron. De wereld van de koeltechniek staat niet stil, er zijn constant nieuwe producten, nieuwe typen en noem maar op. En soms moet je heel inventief zijn en out-of-the-box denken om een vraagstuk op te lossen. Zo hebben we ooit 10.000 jeu-de-boules ballen ingekocht voor het verzwaren van beluchtingssystemen. We hebben enorm gelachen toen er een half jaar na die aanschaf een artikel in de krant verscheen over de plotselinge grote belangstelling voor de sport in Nederland. Prachtig, toch?”
