Lees verder
Ildikó Kalmár, Dennis de Goeij en Jochem Eerden - drie experts van HelloFlex vertellen over de trends in backofficedienstverlening en automatisering in de flexbranche. “Het gaat erom software vóór je te laten werken.”
De veranderende wet- en regelgeving heeft een negatieve uitwerking op de flexmarkt. Voor uitzenders is het lastig te doorgronden; hoe moeten zij al die regels toepassen? Ildikó Kalmár (director operations) zag dat bijvoorbeeld bij de komst van de Wab; “De ene intermediair heeft daar goed op geacteerd, de andere wacht af en doet alsof het business as usual is.”
‘Uitzenders houden zich liever bezig met hun kandidaten en klanten dan met wet- en regelgeving. Dat geeft de meeste uitzendondernemers geen energie’
“Soms zien uitzenders door de bomen het bos niet meer”, zegt Jochem Eerden (sales manager). “Daarom vragen ze ons hun backoffice over te nemen Wij zijn steeds meer opgeschoven van softwareleverancier naar dienstverlener.” En HelloFlex heeft zich bewezen in de markt. “Voor ons is het grootste compliment als een belastinginspecteur of controleur van SNA tegen een klant zegt: ‘Gelukkig, jullie werken met HelloFlex!’.” “Wij zorgen ervoor dat onze klanten binnen de lijntjes van de wetgeving blijven door de wet- en regelgeving door te voeren in onze software, in onze hele werkwijze”, legt Dennis de Goeij (algemeen directeur) uit. “De markt en wetgever maken uitzenden steeds moeilijker, het is onze rol het juist gemakkelijker te maken voor intermediairs.”
Uitbesteden is de trend
HelloFlex ziet een duidelijke trend naar het uitbesteden van backoffice-activiteiten door intermediairs. Kalmár verklaart dat als volgt: “Uitzenders die hun bedrijf zien groeien komen voor de keuze te staan om te investeren in de backoffice of in hun commerciële slagkracht.” Dat zij dan voor het laatste kiezen vindt Eerden logisch: “Uitzenders houden zich liever bezig met hun kandidaten en klanten dan met wet- en regelgeving. Dat geeft de meeste uitzendondernemers geen energie.”
Voor intermediairs kost het zelf opzetten en uitvoeren van backoffice veel tijd en geld. Daar komt bij dat goede backofficemedewerkers schaars zijn tegenwoordig. Kleinere uitzendorganisaties die dit onderbrengen bij een gespecialiseerde partij profiteren van de schaalgrootte. De Goeij: “Zo’n partij beschikt over de mensen met kennis en expertise. En biedt continuïteit. Je bent dan niet afhankelijk van één medewerker die ziek wordt of op vakantie de verloning via een brak Wifi-point is Spanje moet doen.”
Kiezen van de menukaart
De dienstverlening van HelloFlex varieert van het leveren van software tot het volledig overnemen van de backoffice en alle (werkgevers)risico’s, tot en met debiteuren- en verzuimbeheer of voorfinanciering. Welke dienstverlening HelloFlex klanten biedt, hangt af van de situatie van die intermediair. “Zie het als een menukaart. Een starter adviseren wij meestal om te beginnen met het uitbesteden van de backoffice. Als een intermediair meer schaalgrootte en capaciteit in huis heeft, kan die ervoor kiezen dit zelf te gaan doen. Die klant heeft misschien meer behoefte aan onze software om daar zelf mee te werken. Het voordeel is: welke keuze de klant ook maakt, de software blijft hetzelfde”, legt Eerden uit.
De Goeij: “Wij gaan mee in de groei en de behoefte van het intermediair. Wij geven advies, maar de klant kiest of het optie A, B of C wordt. Wij faciliteren die klant vervolgens daarin.”
Soepele koppelingen software
Een andere trend – ingegeven door de krappe arbeidsmarkt met schaarste aan kandidaten – is die van automatisering van frontoffice en de koppeling met mid- en backofficesystemen. De Goeij: “Je kunt als intermediair in deze markt eigenlijk niet meer werken zonder een goed Applicant Tracking Systeem (ATS). En daar bovenop zie je dan weer verschillende tools, bijvoorbeel om vacatures door te plaatsen Facebook, Google for Jobs, Instagram, et cetera.”
Het is volgens hem aan softwareleveranciers om te zorgen voor goede koppelingen, soepele integratie met de mid- en backoffice. HelloFlex kiest voor de ‘best of breed’-aanpak, legt De Goeij uit. “Onze samenwerking met recruitmentsoftwareleveranciers als Bullhorn, RecruitNow en Carerix wordt steeds intensiever.” HelloFlex biedt een geïntegreerd mid- en backofficesysteem, maar kan dit altijd koppelen aan bijvoorbeeld een kloksysteem of met andere specifieke pakketten, zoals voor arbeidsmigranten, waarbij ook huisvesting en vervoer ingepland moet worden.
Gevaren digitalisering
Actueel thema binnen automatisering in de flexbranche is security, de veiligheid van de systemen en het AVG-proof werken met privacygevoelige data. Ildikó Kalmár waarschuwt uitzenders voor de risico’s. “In de uitzendwereld realiseert men zich nog onvoldoende welke gevaren er loeren in de gedigitaliseerde wereld. Het kan heel eenvoudig misgaan, bijvoorbeeld als je een USB-stick van de ene in de andere laptop stopt, waarop toevallig software is geïnstalleerd waarop de verloning draait. Door mensen daar bewust van te maken creëer je een human firewall. Wij zijn daar intern bewust mee bezig en proberen dat ook over de bühne te brengen bij intermediairs.”
Mensenwerk
Eerden ziet dat de automatisering hierbij een enorme vlucht heeft genomen. “Voorheen moest men voor het overzetten van data van pakket A naar B de systemen ’s nachts laten draaien. Nu gebeurt dat in enkele seconden via de cloud.” Automatisering moet het gemakkelijker maken voor de gebruiker. Alles moet in twee klikken kunnen. Of zoals Kalmár het stelt: “Software moet vóór je werken, niet met je werken.”
De Goeij ziet een steeds groter systeemlandschap ontstaan. “Daarbij is de uitdaging aan ons softwareleveranciers om alles zo goed mogelijk aan te laten sluiten. Voor de gebruiker moet het eruit zien als één systeem, terwijl er misschien wel vier of vijf verschillende applicaties achter zitten.” Want gebruiksvriendelijk staat voorop. “Iedereen is gewend aan de iPhone, voor een App volg je geen training.” Dat moet ook zo zijn voor uitzendsoftware volgens De Goeij. “Zes jaar geleden moesten mensen nog drie dagen een training volgen, nu kan iedereen met z’n boerenverstand er mee aan de slag.
Ondanks alle complexe wet- en regelgeving, het toepassen van de inlenersbeloning – wij loodsen onze klanten door de software via allerlei slimme wizards.” Nog lang niet alle uitzenders zijn overigens zover. Eerden: ‘Er zijn early adopters die heel ver zijn met hun automatisering, maar ik kom ook bij uitzenders die nog met papieren urenbriefjes of inschrijfformulieren werken.”
HelloFlex wil er zijn voor al die intermediairs die willen automatiseren. De Goeij: “Het automatiseren van processen gaat door, maar het blijft natuurlijk mensenwerk. Persoonlijk contact is belangrijk. Wij hebben dan ook geen klassieke klant-leverancierrelatie met onze opdrachtgevers, maar zijn meer collega’s op afstand.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met HelloFlex .
helloflex.com
Benieuwd naar de overige onderzoeksresultaten? Kik hier
