Lees verder
Je hebt een bepaald product of dienst nodig. Maar hoe vind je tussen alle producten en aanbieders datgene wat past bij jouw bedrijf? Alles over de ins en outs van slim inkopen.
Tekst: Fons van Lier
“Wees je ervan bewust dat de flexbranche een hele specifieke branche is.” Dat is het eerste wat partner Hans Scheers van Experts in Flex zegt als we hem vragen hoe je als flexbureau slim inkoopt. “Neem het inwinnen van juridisch advies: dat zal iets te maken hebben met arbeidscontracten binnen de flex. Vaak is een advocaat om de hoek dan niet de meest aangewezen specialist. Sterker, je kunt de allerbeste arbeidsjurist in de arm nemen, maar omdat de kwesties vaak zo specifiek zijn, kun je toch beter mensen of bedrijven zoeken die hun sporen hebben verdiend binnen de branche. Die kunnen met een beter en creatiever antwoord komen.”
‘Een project staat zelden op zichzelf, dat inzicht moet een leverancier hebben’
Iets moois
Of neem het bouwen van een nieuwe website. “Een goede website-ontwikkelaar kan iets moois ontwerpen. Maar allerlei functies van een website binnen de flexbranche zijn heel specifiek: hoe gaat de site om met grote hoeveelheden vacatures? Weet Google die vacatures te vinden? Hoe zijn de koppelingen met jobboards? En die met je eigen recruitmentsysteem? Je ziet dat ‘zomaar’ een websitebouwer die mooie designs kan maken hierin vaak tekortschiet.”
Een ander aspect dat nog wel eens wordt vergeten, is volgens Scheers dat een leverancier begrijpt wat de vraag achter de vraag is. En dat je je daarbij niet alleen moet richten op het onderdeel dat daar direct over gaat, maar dat je veel breder kijkt. “Als je bijvoorbeeld nieuwe software voor de frontoffice levert, is de vraag achter de vraag: ik wil betere recruitment. Om dat te bereiken, moet je naar alle onderdelen in je organisatie kijken die daarmee te maken hebben. Dus ook naar de website, de koppelingen tussen de jobboards, enzovoort. En als je daar geld aan uitgeeft, wil je weten wat het rendement is. Dus je wil inzicht krijgen in de toegevoegde waarde van een nieuw recruitmentsysteem. Een project staat dus zelden op zichzelf. De vraag is of een leverancier dat inzicht heeft.”
‘Je moet voor de leverancier belangrijk genoeg zijn om aandacht aan te besteden’
Vergeet ook niet de ‘zachte’ kant
En vergeet ook niet de ‘zachte’ kant, meent Scheers. “Heb je een goed gevoel bij een bepaalde aanbieder? Zeker bij strategisch ingrijpende inkoopprojecten is dat belangrijk. Zit je met mensen aan tafel waarmee je het ziet zitten om samen te werken? Want over het algemeen stopt zo’n inkoop niet bij het zetten van een handtekening. Dan begint het pas. Je moet samen goed door een deur kunnen en een aanbieder moet je business echt begrijpen.”
Nog een belangrijk punt: past de schaalgrootte van de leverancier bij je bedrijf? “Je wil niet een van de vele kleine klanten zijn. Maar je wil ook niet de kurk zijn waar een leverancier op drijft. Je moet voor de leverancier belangrijk genoeg zijn om aandacht aan te besteden. Maar het moet ook weer niet zo zijn dat wanneer er bij de leverancier iemand wegvalt, er meteen een groot probleem is omdat ze niet de capaciteit hebben om dat op te vangen.”
Het geheel overzien
Soms is het lastig om het geheel te overzien. Zo zullen veel bedrijven niet dagelijks bezig zijn met inkoop. Dan is het een goed idee om eens bij een ander flexbureau te gaan kijken. “Als je daar een prima relatie mee hebt, waarom niet? Ik zie zelfs vaak dat bij het inkoopproces als laatste onderdeel bij een concurrent wordt gekeken. Om te weten wat daar de ervaringen zijn. Meestal staan bedrijven daar echt wel voor open. Ik zou het zeker adviseren. Het geeft je ook het gevoel: klopt het inderdaad zoals ik het voor me zie?”
Kijk eerst naar je uitgaven
Rémon van Buuren is consultant bij Significant Synergy. Dit bureau geeft advies adviseert over inkoop- en bedrijfsvoeringsvraagstukken binnen de (semi-)publieke sector. Hij heeft ook veel ervaring binnen de flexbranche. “Om grip op je inkoop te krijgen, moet je eerst kijken naar je uitgaven. Aan wie geef ik wat uit en waarvoor - en wordt dat geld doelmatig besteed. Hoeveel leveranciers heb je eigenlijk - kun je er niet een paar bundelen. En heb je wel de juiste leveranciers. ”
‘Laat de details van de uitvoering aan de leveranciers, zij zijn de experts’
Een inkooptraject start met een blik naar binnen met een vraaganalyse. Van Buuren: “Centraal staat jouw inkoopbehoefte. Hoe was die en hoe ontwikkelt die zich? Welke doelstellingen wil je bereiken en wanneer ben je tevreden? Welke reikwijdte heeft een bepaalde aankoop? Gaat het alleen om de aankoop van een systeem of wil je ook het beheer afnemen? Dit bepaalt voor een groot deel de markt die je aanspreekt.”
Stel je de juiste vragen
Zo’n vraaganalyse kun je prima zelf doen. “Wel kan het handig te zijn om even te checken of je de juiste vragen stelt. Daar kun je een professional bij betrekken. Al maakt het wel nogal uit of je het hebt over de aanschaf van een koffieautomaat of over het outsourcen van je systeembeheer.” Daarna is het tijd voor de aanbodanalyse: hoe is de markt georganiseerd en welke marktontwikkelingen spelen er? Stel ook vast wat voor samenwerking je wil met de leverancier. Een handig hulpmiddel hierbij is de Kraljic-matrix, zie kader. “Daarmee krijg je inzicht in het toeleveringsrisico van de in te kopen goederen en diensten in relatie tot de kosten. Zo begrijp je beter wat het belang hiervan is voor de organisatie. Dit helpt je bij het vaststellen van de juiste inkoopstrategie en een passende samenwerkingsrelatie met marktpartijen.”
Heb je alles op een rij dan volgt een tender
Heb je dat allemaal op een rij, dan kun je een tender gaan vormgeven. Daarin beschrijf je je eisen. Een belangrijk onderscheid is of je functioneel specificeert of technisch. Specificeer je technisch, dan ga je alles helemaal in detail voorschrijven. Het wordt voor de potentiële leveranciers dan een invuloefening, waarbij eigenlijk alleen beconcurreerd kan worden op prijs. Van Buuren: “Ik geef zelf meestal de voorkeur aan functioneel specificeren. Want leveranciers zijn de experts. Dus laat de details over uitvoering dan ook over aan hen. Dus zeg liever: over drie jaar willen we hier en hier staan - hoe kunnen jullie ons daarbij helpen?” Een belangrijke tip bij het benaderen van leveranciers, zegt Van Buuren, is om extra focus te leggen op die punten waar je zelf buikpijn van hebt. “Wat vind je spannend binnen je organisatie? En vraag dan uit of ze je daarbij kunnen helpen. Bijvoorbeeld als het gaat om IT-ondersteuning om zes uur ’s ochtends: hoe ga je dit organiseren en bied je leveringszekerheid?” Ook kun je een casus aandragen – iets dat is gebeurd of waarvan je verwacht dat het gaat gebeuren. “Hoe gaat een leverancier dit oplossen en hoe werkt hij daarmee samen met jouw werknemers?” In alle gevallen is het erg belangrijk dat aanbieders hun aanbieding concreet maken en onderbouwen met eerder geleverde prestaties. Zo voorkom je dat de beste offerteschrijver wint.
De Kraljic Matrix
De Kraljic Matrix is een veelgebruikt model waarmee de inkoopstrategie van producten bepaald kan worden. Het geeft inzicht in het toeleveringsrisico van in te kopen goederen en diensten in relatie tot de kosten. Dat helpt bij het bepalen van de inkoopstrategie van die goederen en diensten. Consultant Rémon van Buuren: “Zijn de kosten hoog, net zoals het toeleveringsrisico, dan heb je te maken met strategische producten. Producten met lage kosten en een laag toeleveringsrisico zijn routineproducten. Dan is er een groot aanbod en speelt je bedrijfsstrategie niet zo’n grote rol en de prijs juist een grotere rol. Want deze aanbieders bieden relatief minder meerwaarde voor je bedrijf. Bij strategische producten is dat precies andersom.”
Wees altijd transparant
Wees altijd transparant, aldus Van Buuren. “Zeg: ik heb zoveel partijen uitgenodigd. En koppel na afloop altijd terug waarom de opdracht wel of niet aan een partij is gegund. Dat is een kwestie van goed opdrachtgeverschap.” Geef ook marktpartijen genoeg tijd om zich in te schrijven. “Niet dat je half december een tender uitschrijft en daarin zegt: ik wil begin januari een aanbieding hebben liggen. Dat is niet te doen. Houd rekening met elkaar en doe het vooral samen.”
