Lees verder
Digitalisering in de flexmarkt staat voor een ingrijpende ommekeer. Waar de backoffice in dertig jaar tot in de puntjes geoptimaliseerd is, wordt het volgens Plan4Flex tijd dat we slimmer werken van de andere kant gaan bekijken. Geleid vanuit de operatie, niet de administratie. “Dat is waar je als uitzender het meest hebt te winnen.”
“De operatie is de kern van je organisatie”, stelt Egbert Wingens, algemeen directeur bij Plan4Flex. In zijn jaren als uitzender zag hij hoe steeds meer financiële systemen hun intrede deden in de uitzendmarkt. Als reactie op eisen vanuit de overheid rondom vastlegging van zaken als facturatie en verloning. “Vanuit die vraag zijn veel organisaties ingericht op een backoffice die leidend is en een operatie die volgt.”
Door die jarenlange ontwikkeling hebben de meeste uitzenders hun backoffice al op orde. Daar is dus vrijwel geen winst meer te behalen. Maar waar digitalisering al jaren de basis van de backoffice vormt, blijft dit in de operatie bij veel bedrijven achter. Wingens: “De operatie van werving en selectie tot planning en urenregistratie. Dat is het kernproces van een uitzendbureau. Met bewuste keuzes aan de voorkant van je organisatie werk je efficiënter, schep je duidelijkheid voor medewerkers en heb je meer inzicht in je processen. Daarom draaien wij de wereld om en zeggen we: zet je operatie voor de administratie.
‘Met bewuste keuzes aan de voorkant van je organisatie werk je efficiënter, schep je duidelijkheid voor medewerkers en heb je meer inzicht in je processen’
Bruggen bouwen tussen afdelingen
Veel uitzenders doen dubbel werk in hun operatie en administratie, vindt operationeel directeur Wesley Lam. “Door aan de voorkant dingen beter in te regelen, kan het hele bedrijf soepeler draaien. Aan de voorkant van je proces verzamel je al veel basisinformatie, zoals kostenplaatsen en functies. De gegevens die frontoffice en backoffice nodig hebben, zijn voor tachtig procent hetzelfde. Als de planner gaat plannen, is er dus al veel voorwerk gedaan voor de backoffice.” Laat je die data doorstromen van operatie naar administratie, dan voorkom je volgens Lam een hoop dubbel invoerwerk. “Je ziet dat de samenwerking tussen administratie, productie en operatie nauwer wordt. Communicatie en samenwerking verbeteren en eilandjes verdwijnen. Klanten noemen onze software ook vaak ‘het hart van hun organisatie’.”
Verbeteringen direct doorvoeren
De kern van deze visie is volgens Lam dat je optimalisatie in de kern aanpakt, in plaats van achteraf op de correctie. “Je zoekt de optimalisatie à la minute en niet vanuit cijfers vanuit de backoffice over wat er vorige week gebeurd is. Je gaat dus veel meer vooruitdenken in plaats van achteruit kijken.” En als je dat goed onder controle hebt, kun je direct verbeteringen doorvoeren. “Die hoeven niet altijd in geld uit te drukken zijn. Het gaat ook over het zo soepel mogelijk laten verlopen van zaken, inzicht krijgen of je uitzendkrachten beter van dienst zijn.”
Want, zo weten ze bij de softwareleverancier: om je uitzendkracht tevreden te houden moet je sneller kunnen schakelen aan de voorkant. Als je vanuit een operationeel in plaats van financieel vizier kijkt, zijn er volgens commercieel directeur Dréann van den Akker veel meer parameters om een persoon goed te laten werken. “Hoe goed een uitzendkracht functioneert, hangt ook samen met hoe goed hij zijn skills kan benutten en hoe goed hij zich voelt. Als hij in een functie terechtkomt waarin hij zich blij voelt, zal hij beter presteren.”
Vraag naar vastlegging vanuit de overheid
De operatie voor je administratie zetten, past volgens de driekoppige directie van Plan4Flex ook bij de trend dat de overheid steeds meer eisen stelt aan vastlegging. Iets wat ook cruciaal wordt als later certificering voor uitzendbureaus verplicht wordt. Data-controle is hierin een belangrijk onderdeel, zegt Van den Akker. “Je hoort steeds meer over big data. De volgende stap is: wat leggen we vast en hoe gaan we daar controles op uitvoeren.”
NEN-controles bijvoorbeeld gebeuren nu steekproefsgewijs: je hebt duizend mensen, dus je controleert vijftien dossiers. “Maar digitaal kun je alle dossiers inzien, dus dan laat je de software naar uitzonderingen zoeken. Daar spelen wij op in.” Voor uitzendbureaus is deze ontwikkeling fijn, stelt Van den Akker, want je kunt je richten op het verbeteren van de uitzonderingen. “Als uitzender krijg je je eigen processen beter onder controle. Dus betere vastlegging gaat hoe dan ook zorgen voor een kwaliteitsslag in de uitzendbranche.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Plan4Flex.
www.plan4flex
Benieuwd naar de overige onderzoeksresultaten? Kik hier
