Lees verder
“Uiteindelijk is het de kunst om samen tot een goed evenwicht te komen en succesvol projecten te voltooien,” aldus van Gennip, sinds 2016 voor de regio Zuid projectinkoper van zowel elektrotechnische als werktuigbouwkundige installaties. “De commercieel manager, regiodirecteur, tendermanager en ikzelf bespreken wekelijks in een commercieel overleg welke projecten voor ons kansrijk kunnen zijn. Wordt een lead concreter, dan bekijken we in een kick-off het project meer in detail. Hoe ziet de uitvraag eruit? Wie is de opdrachtgever? Wat voor type gebouw is het: bijvoorbeeld een laboratorium, ziekenhuis, school, fabriek? In welke omgeving wordt gebouwd? Wat zijn de bijzondere eisen die worden gesteld? Als dit goed in beeld is, geef ik input welke partijen we als leverancier selecteren.”
Kennis over toeleveranciers
Op de hoogte zijn van wat er in de markt speelt, is daarbij een must. “Wie voor welk project het meest geschikt is, is geen exacte wetenschap. Je krijgt voortdurend te maken met een dynamiek waarin de bouwwereld zich continu beweegt. Communiceren en anticiperen zijn de sleutelwoorden. Al meer dan 25 jaar ben ik projectinkoper voor werktuigbouwkundige installaties, waardoor veel van die inkoopprocessen op automatisme gaan. Sinds vier jaar zitten ook elektrotechnische installaties in mijn portfolio. Dit betekent dat mijn kennis over toeleveranciers nog steeds groeiende is en ik mijn netwerk verder kan uitbouwen.”
Verkenningsgesprek
Nieuwe leveranciers leren kennen begint met een verkenningsgesprek. “Ik vertel over onze werkwijze en wil vervolgens weten hoe ze projecten aanpakken, wat hun specialismen en sterktes en eventuele zwakheden zijn. Je merkt vanzelf of je op dezelfde golflengte zit of niet. Een financieel rapport kan duidelijkheid scheppen hoe een bedrijf er financieel voorstaat, maar goede communicatie biedt vaak nog meer toegevoegde waarde. Openheid tijdens gesprekken geeft vertrouwen en leidt tot inhoud.”
Toegevoegde waarde
Geleidelijk ontstaat een goed netwerk van vaste partijen waarmee kan worden samengewerkt. “Er zijn meerdere partijen waarmee ik vaker zakendoe omdat ik weet wat ik aan ze heb. Belangrijk is vooral dat ze een toegevoegde waarde kunnen bieden. Een goede leverancier biedt inhoudelijk correct en concurrerend aan en heeft veilig werken hoog in het vaandel. Hij toont daarnaast betrokkenheid bij de uitvoering, neemt verantwoordelijkheid en signaleert tijdig kansen en uitdagingen en weet daar constructief invulling aan te geven. Als er geen kwaliteit of inhoud is, hoef ik ook geen prijs te horen.”
Vraag en aanbod
Momenteel zijn er economisch roerige tijden. Van Gennip: “In de bouwwereld merk je hier naar mijn idee nog niet heel veel van. Compliment naar alle leveranciers dat leveringen nagenoeg ongestoord zijn doorgegaan ondanks de Coronapandemie. Er lopen momenteel nog voldoende projecten, maar de bouw is laatcyclisch, dus mogelijk is dit over twee jaar weer anders. Als inkoper beweeg je mee met de dynamiek van de markt. Ik geloof daarom erg sterk in het traditionele kwadrantenmodel van Kraljic en de wisselwerking tussen vraag en aanbod. Is er veel vraag en is er schaarste dan heeft een leverancier meer positie. Is er meer aanbod, dan ben ik meer koopman. Je gaat constant op zoek naar de juiste balans. Tegelijkertijd merk ik dat bedrijven steeds meer zijn gaan uitbesteden en gebruik maken van een flexibele schil wat de dynamiek en complexiteit nog kan versterken.”
Transparante en betrouwbare offertes
Wat is een goede prijs? “In de praktijk komt het regelmatig voor dat in offertes de leverancier een eigen interpretatie doet van wat er gevraagd wordt. Daardoor ontstaat er soms een onjuiste offerte. Een eigen interpretatie van de vraagstelling is prima, maar benoem deze separaat. Dit bespaart de calculatieafdeling veel uitzoekwerk en mogelijke omissies tijdens de uitvoering. Ik hecht er veel waarde aan dat offertes zo open en transparant mogelijk zijn en een antwoord geven op de gestelde uitvraag.”
Toeleveranciers vrezen echter dat ze niet aan tafel komen als ze compleet aanbieden. “Er worden nog steeds offertes genegeerd omdat ze “te duur” zijn. En zo houdt deze cirkel zichzelf in stand. Het klopt dat de prijs ná de inhoud van groot belang is. Met de optelsom van “wij zijn niet de goedkoopste” zul je nooit een tender kunnen winnen. Die prijsdruk is niet doorslaggevend, maar blijft natuurlijk wel aanwezig. Daarom is het zoeken naar de juiste balans en het opbouwen van langdurige relaties zo belangrijk. Hoe eerder je een partij kunt meenemen in een tendertraject, hoe beter je kunt inschatten hoe je gezamenlijk een marktconforme prijs kunt neerzetten en de schouders onder een project kunt zetten.”
Interpretaties
In vervolggesprekken, wanneer offertes meer in detail besproken worden, is een open mindset aan de orde. “In een onderhandeling bespreken we open het project door. We halen de risico’s eruit, zoeken naar kansen. Zijn er bijvoorbeeld slimme combinaties of prefabricage mogelijk? We nemen uitgebreid de tijd om zo transparant en duidelijk mogelijk het project in te gaan. De gemaakte afspraken leggen we vast in een contract met Checklist (demarcatielijst).” De contracten en raamovereenkomsten zijn opgesteld volgens een vast format. “In de afgelopen 27 jaar heb ik nog nooit hoeven terugvallen op inkoopvoorwaarden. Discussies ontstaan veeleer op interpretatieverschillen. Wanneer leveranciers een andere interpretatie hebben van bepaalde werkzaamheden en de daarbij behorende kosten dan wij, dan gaan de projectverantwoordelijke en ik samen met deze partij in gesprek om na te gaan hoe we samen tot een oplossing kunnen komen. Als de leidraad voor beide partijen is “afspraak is afspraak”, en je pelt de discussie af vanaf het vertrekpunt, dan lost zich dit vanzelf op.”
Contractinkoper versus projectinkoper
Nog een trend is de groei aan contractinkopers in plaats van projectinkopers, zegt Van Gennip. “Onder contractinkoper versta ik het op papier vastleggen van algemene afspraken en er dan van uitgaan dat de business hier ook gebruik van zal maken. Hierdoor wordt de afstand tussen de gedroomde werkelijkheid en de realiteit soms te groot. De projectinkoper moet in de genen van het bedrijf kruipen en volledig betrokken zijn bij de gesprekken zodat hij weet wat er speelt. Op die manier kan hij op de situatie anticiperen, de juiste beslissingen nemen en de meest geschikte partijen en middelen uitkiezen. Samenwerken met het inkoop- commercieel- tender- en projectteam en de leveranciers is the key to succes.”
Betrokkenheid
Van Gennip blijft tot de oplevering betrokken bij projecten. “De eerste maanden zijn projecten voor mij het meest intens, maar ik blijf langs de zijlijn betrokken tot de laatste seconde. Inkoop is en blijft mijn verantwoordelijkheid. Betrokken blijven bij de uitvoering is overigens nodig aangezien je moet weten hoe de performance is na de deal. Bij de projectverantwoordelijke informeren hoe het project verloopt, is heel waardevol. Tegelijkertijd is het belangrijk dat je als inkoper autonoom werkt en je vrijelijk input kunt leveren. Het principe comply or explain passen we toe. Je moet zelf beslissingen kunnen nemen zolang je het kunt uitleggen aan je collega’s. Uiteindelijk zet je – ieder met zijn eigen bijdrage – toch samen als team je schouders onder een project om te komen tot een succesvol resultaat.”
