Het inkoopvakgebied verandert razendsnel. De tijd is voorbij dat je leveranciers vooral vergelijkt op prijs. Het draait allemaal om de waarde die een leverancier toevoegt. Een waarde die steeds vaker nauw samenhangt met verduurzaming, het vinden van een oplossing voor schaarste op het gebied van personeel en met digitalisering van bedrijfsprocessen om ze efficiënter en vooral ook effectiever te laten verlopen. Wat speelt er precies op inkoopgebied en wat is de impact hiervan op HR?
De afgelopen dertig jaar heeft het inkoopvakgebied zich razendsnel ontwikkeld. Waar inkoop jarenlang werd gezien als de afdeling die er maar voor moest zorgen dat de goederen en diensten die de business nodig had tegen de laagste prijs werden geleverd, zijn inkopers gaandeweg steeds meer waarde gaan toevoegen.
De belangrijkste ontwikkeling in de afgelopen jaren was dan ook de tendens naar waardegericht inkopen: van sturen op input met vastomlijnde bestekken naar sturen op output, waarbij leveranciers wordt gevraagd om actief mee te denken en samen tot de beste oplossing te komen. Deze ontwikkeling heeft vergaande invloed op klant-leveranciersrelaties en op contracten. Er komen steeds meer dienstverleningsconcepten: je koopt bijvoorbeeld geen gebouwinstallatie meer, maar neemt een lift, verwarming of koffie af als dienst, inclusief onderhoud.
Schaarste op alle fronten
De meeste inkoopafdelingen zitten nog volop in deze transitie, maar ze hebben geen tijd om te wennen. Want de volgende grote veranderingen staan alweer voor de deur. De eerste grote wijziging heeft alles te maken met de coronalockdowns in 2020 en de daardoor ontstane crises op het gebied van leveringen, containers en personeel.
Laten we beginnen bij de ontregelde supplychains. Want of het nu gaat om computerchips of industriële onderdelen, heel veel van deze ketens leunen sterk op producten uit China en andere Aziatische landen. Daar zijn nog altijd de vorig jaar door lockdowns ontstane tekorten niet weggewerkt. De impact laat zich in veel sectoren gelden.
Daar komt bij dat de normaal zo efficiënte containerstromen door de lockdowns volledig in de war zijn gegooid, waardoor containers op de verkeerde plek stonden en transportprijzen explodeerden. De snelheid waarmee deze beide scenario’s zich voltrokken en de impact op hun business heeft veel inkopers laten inzien dat het verstandig is om toch ook productiecapaciteit dichter bij huis te zoeken en bij de inkoopafwegingen wat meer nadruk te leggen op leverrisico en wat minder op prijs.
Maar bij dat sourcen dichter bij huis lopen ze meteen tegen het derde probleem op: de personeelscrisis. Die sluimerde al langer, maar de arbeidsmarkt was nog nooit zo krap als nu. Het staat allerlei nieuwe ontwikkelingen in de weg, zoals de energietransitie die dreigt te vertragen door het tekort aan technisch personeel. De problemen zijn momenteel het grootst in sectoren die het voornamelijk moeten hebben van het inhuren van handjes — schoonmaak, logistiek, horeca, productiebedrijven — maar ook voor de hoger opgeleide banen zijn nauwelijks mensen te vinden. Pas afgestudeerde hbo’ers en academici worden al als consultant op pad gestuurd, zonder dat ze fatsoenlijke begeleiding krijgen van een senior. De kwaliteit van veel adviesdiensten staat daardoor onder druk. Bij technische dienstverlening speelt precies hetzelfde probleem.
Dit zijn de HR-trends op inkoopgebied
Op HR-gebied speelt met name de krapte op de arbeidsmarkt, die je noodzaakt om anders te kijken naar je flexibele schil en daar andere contracten mee af te sluiten. Je zult misschien zo ver moeten gaan dat je met de business om tafel moet over de vraag: zelf doen of uitbesteden? Zijn er werkzaamheden die we altijd zelf hebben gedaan maar waar we simpelweg het personeel niet meer voor kunnen vinden? Waar bij dit soort vraagstukken voorheen vooral een rol speelde of een bepaalde activiteit wel of niet tot je corebusiness behoort, speelt nu meer en meer ook het arbeidsmarktvraagstuk mee. Een voorbeeld is de verdergaande digitalisering en daarmee nieuwe digitale businessmodellen, die ontegenzeggelijk tot je corebusiness behoren, maar die zonder inhuur van externe expertise niet van de grond komen.
Transitie begeleiden
HR krijgt ook te maken met Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Denk bijvoorbeeld aan aanpassingen in het autoleasebeleid. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om stapsgewijs de verbrandingsmotor in de ban te doen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld alleen nog maar kiezen voor een hybride of elektrische auto. Het is de taak van HR om deze transitie op een goede manier te begeleiden. Tot slot zal er veel veranderen op het gebied van het inkopen van trainingen. Digitale lesvormen deden in coronatijd in rap tempo hun intrede in zakelijke trainingen. Ook na corona zullen die blijven bestaan, al dan niet in de vorm van blended learning. De ene online training is echter de andere niet. Let er bijvoorbeeld op dat tools als Microsoft Teams of Zoom niet dezelfde leerervaring bieden als een echte virtual classroom, waar het mogelijk is om break-outsessies op te zetten waar een trainer tussen de verschillende groepjes heen en weer kan bewegen. Het succes van online opleiden en trainen hangt naast de lesvorm ook sterk af van de trainer. Het vraagt andere vaardigheden dan wanneer je fysiek voor een groep staat. Vraag bij de cursusaanbieder na hoe zij docenten hierin trainen en begeleiden.
Digitalisering
De tweede grote disruptie die ervoor zorgt dat we op een heel andere manier naar inkoop moeten kijken, is die van de steeds verdergaande digitalisering. Dit heeft op verschillende manieren impact. Ten eerste heeft digitalisering invloed op de inkoopprocessen zelf. Datadriven purchasing helpt inkopers bij het automatiseren van handwerk in processen en het nemen van slimmere beslissingen. Bijvoorbeeld: voor welk deel van de inkoopuitgaven kan ik het best kiezen voor nearshoring, oftewel het uitbesteden van activiteiten aan een relatief dichtbij geleden land met lagere lonen? Of: hoe kan ik mijn voorraad verlagen zonder de kans op out-of-stock te verhogen?
Daarnaast zorgt digitalisering voor andere contract- en dienstverleningsconcepten. Een voorbeeld is predictive maintenance, waarbij je met slimme sensoren kunt meten wanneer installaties onderhoud nodig hebben. Leveranciers verkopen het onderhoud mee als dienst. En soms gaan ze een stap verder en leveren een volledige machine of installatie as a service, zoals we dit van kopieerapparaten al veel langer gewend zijn. Dit roept nieuwe vragen op zoals: van wie zijn de sensordata? Welke data deel je en welke niet? Want digitalisering kan immers ook zaken inzichtelijk maken die misschien beter verborgen hadden kunnen blijven. Denk bijvoorbeeld aan foutief gebruik van een apparaat, waardoor het binnen de garantietermijn kapotgaat.
Een derde terrein waarop digitalisering invloed heeft, is Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Er is allerhande tooling die inkopers helpt om duurzamer afwegingen te maken en de transparantie te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan blockchain om de weg die grondstoffen en halffabrikaten in de keten afleggen te tracken en tracen, zodat je zeker weet dat er geen verborgen slavernij ergens in jouw productieketen plaatsvindt.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
MVI is meteen ook de derde grote trend in inkoopland. De vraag die ieder bedrijf en daarmee iedere inkoper zich moet stellen, is: kiezen we voor de makkelijke weg van de laagste kosten op korte termijn? Of durven we te gaan voor de lange termijn? Hoe kunnen we dit meenemen in de contractering? Want de kale prijs van een duurzame oplossing ligt in veel gevallen boven de prijs van een minder duurzaam alternatief. Je zult dus moeten kijken naar de total cost of ownership. Dat betekent dat inkoop in kaart moet brengen: wat zijn op lange termijn de kosten als je nu blijft kiezen voor grijze varianten? Neem als voorbeeld de auto-industrie: de grote automerken hebben lang vastgehouden aan de verbrandingsmotor en hebben daarmee de ruimte gegeven aan nieuwe merken als Tesla en Polestar om snel marktaandeel te veroveren.
Dit voorbeeld uit de automotive laat ook meteen mooi zien dat het niet alleen klanten zijn die vragen om duurzamer producten, maar ook dat je geld kunt verdienen met nieuwe businessmodellen, zoals het verhandelen van CO2-emissierechten. Lange tijd maakte Tesla primair winst op het verhandelen van emissierechten. Er liggen op dit vlak kansen genoeg, denk bijvoorbeeld aan stimuleringswetgeving zoals de milieu-investeringsaftrek (MIA), sectorspecifieke regelingen (kijk voor meer informatie op versnellingshuisce.nl) en subsidies vanuit Europa.
De ISO 20400-richtlijn voor MVI biedt inkopers een plan van aanpak: hoe onderzoek je de risico’s en kansen van duurzaam inkopen? Hoe specificeer je? Wat betekent het voor je tender? Hoe geef je duurzaamheid en innovatie vorm in het contract? Ook als je je nog niet direct ISO wilt laten certificeren, kun je de richtlijn gebruiken als stappenplan dat je helpt bij het inrichten van je inkoopproces.
Digitaal onderhandelen
Tegen de achtergrond van deze grote veranderingen speelt dan ook nog eens de uitdaging dat inkopers hun leveranciers niet konden bezoeken. Ze moesten fabrieksbezoeken digitaal doen en ingewikkelde onderhandelingen verliepen via Zoom of Teams. Beroepsorganisatie Nevi heeft in recordtijd de training Business negotiations in a virtual world uit de grond gestampt, die inkopers leert waar ze op moeten letten bij een digitaal leveranciersbezoek en hoe ze online een goede onderhandeling voeren. Kortom, als er één vakgebied momenteel in ontwikkeling is, dan is het inkoop wel.
Auteur: Mirjam Hulsebos
