Tegen HR werd in het verleden niet zelden aangekeken als een kostenpost, niet veel meer dan een verplichting. Dat beeld verandert snel, constateert Leon Commu, salesmanager bij Centric HR & Payroll Solutions. “De krapte op de arbeidsmarkt dwingt werkgevers ertoe om te werken aan hun aantrekkelijkheid. In directiekamers groeit het besef dat je daar actief mee bezig moet zijn.”
Lees verder
Dagelijks biedt Commu daar ondersteuning bij, zowel in het bedrijfsleven als bij (lokale) overheden. Uitgangspunten van de nieuwste eHRM-toepassing van Centric zijn: mobile first, full SaaS en optimale digitalisering, in combinatie met deskundige dienstverlening. “Niet zo gek dus dat we in de markt worden gezien als belangrijke challenger.”
Eerste winst bij het onboarden
Bij HR ligt primair de opdracht om ervoor te zorgen dat de werkomgeving door (nieuwe) medewerkers wordt ervaren als aantrekkelijk, van aanname tot afzwaaien. Volgens Commu is veel winst te behalen in het onboarden, de fase tussen het aannemen en het daadwerkelijk actief worden van nieuwe medewerkers.
De meeste organisaties hanteren daar geen gestructureerd proces voor. Terwijl onderzoek uitwijst dat mensen dankzij een goed onboarding-traject productiever zijn in de eerste maanden van hun nieuwe baan. Nog een interessant feit: de retentie van nieuwe medewerkers gaat omhoog.
Praktische voorbeelden
“Als de periode tussen aannemen en de eerste werkdag bijvoorbeeld twee maanden is, dan kom je als nieuwe medewerker toch in een soort gat terecht”, stelt Commu. “Terwijl je die periode goed kunt gebruiken om de medewerker warm te maken voor de organisatie. Om informatie over te dragen en de kernwaarden van de onderneming te benadrukken.”
Het traject van onboarden kan – bijvoorbeeld met Motion-Onboard – volledig digitaal worden ondersteund. Leons collega Melissa Niewold (Teamleader HR & Payroll Excellence Team) geeft voorbeelden van activiteiten bij het onboarden. “Je kunt je organisatie presenteren. Met een video waarin de ceo de medewerker welkom heet. Of een interactieve quiz of test over de organisatie, de missie, de structuur, de aanstaande collega’s. Dat maakt het leuk en behapbaar. Je kunt al praktische informatie over de eerste werkdag delen: waar te parkeren, wat zijn de lunchmogelijkheden? Informatie over hoe het inwerktraject eruit gaat zien, enzovoorts. En geef nieuwe medewerkers de gelegenheid om vragen te stellen. Daar kun je dan tijdens een introductiemiddag weer op terugkomen.”
Warm welkom
“Bij een nieuwe werkgever beginnen is voor de meeste mensen natuurlijk best spannend”, vervolgt Commu. “Het kan geruststellend werken als de nieuwe medewerker goed voorbereid aan de eerste werkdag begint. Je kunt verwachtingen managen en tegelijkertijd enthousiasmeren. Je gaat samen toch een bepaalde cultuurfit aan. Je personeel is je kapitaal; mensen zijn zo aantoonbaar eerder inzetbaar.”
Niewold wijst er aanvullend op dat noodzakelijke gegevens in deze periode eenvoudig digitaal zijn te verzamelen. “Gegevens die nu in bijvoorbeeld een indiensttredingsformulier worden gevraagd. Denk verder aan een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) of certificeringsbewijzen die in bepaalde sectoren noodzakelijk zijn.”
“Met een effectief onboarding-proces geef je nieuwe medewerkers een warm welkom”, concludeert Commu. “Door al voor de eerste werkdag basiskennis van het bedrijf, de rol en de bedrijfscultuur te geven, zijn mensen sneller productief en voelen ze zich meer betrokken bij de organisatie. Dat is een goede basis om toptalent aan je te binden.”
Digitale handtekening
Voor de aantrekkingskracht van een werkgever wordt vergaande digitalisering een noodzakelijke voorwaarde. “Dit staat dit hoog op de agenda. Covid19 heeft dit proces enorm versneld”, merkt Commu.
Op relatief veel plaatsen wordt nog gewerkt met papier, in de vorm van declaratiebonnetjes, verlofbriefjes en formulieren. Door te werken met digitale handtekeningen is veel te winnen in termen van papierwerk, portokosten en tijd. Digitaal ondertekende documenten kunnen ook zo, automatisch, het personeelsdossier in. In veel organisaties staan onderdelen van zo’n dossier nog opgeslagen in verschillende Excel-bestanden, weet Niewold. “Dat is dan wel digitaal maar natuurlijk niet optimaal.”
Self-service
In het HR-systeem Motion van Centric zijn alle functionaliteiten mobiel en real time beschikbaar. Dat sluit aan bij de trend naar meer digitale self-service door medewerkers. “Mensen zijn eraan gewend om zaken digitaal te doen. Ze willen dingen zelf kunnen regelen, ook in wat meer conservatieve branches als de bouw of de logistiek. Het geeft zowel medewerkers als het management veel meer inzicht in de inzetbaarheid van mensen.”
Je moet niet alles willen digitaliseren, waarschuwt Commu. “Goede gesprekken met medewerkers blijven essentieel. Maar door processen te vereenvoudigen, maak je juist meer tijd vrij voor die persoonlijke contacten.”
Medewerkers uitdagen
Een andere ontwikkeling die in de coronaperiode een vlucht heeft genomen, is e-learning. “Trainingen op locatie konden niet doorgaan, dus toen het moest wel. Maar dit krijgt absoluut vervolg”, is Commu stellig.
E-learning, bijvoorbeeld via Motion Academy, kan voor specifieke competenties heel functioneel zijn, vult Niewold aan. “Zoals een Excel-training, als je veel met Excel werkt, of een training in time-management. Voor leidinggevenden kan het een cursus omgaan met stress-signalen zijn. Compacte, korte trainingen vinden mensen aantrekkelijk.”
Om meer zicht te krijgen op interne mobiliteit pleit ze bovendien voor het opstellen van digitale CV’s door medewerkers. “Waar ze zelf hun competenties in zetten en hun interesses. Zo krijg je als organisatie veel beter inzicht in de strategische inzetbaarheid van mensen en kun je die tegelijkertijd gericht verder ontwikkelen.”
“Dit soort faciliteiten horen gewoon bij modern werkgeverschap”, zo besluit Commu. “De werkgever heeft de taak om mensen te blijven uitdagen. Je zult actief aan de slag moeten om als werkgever aantrekkelijk te blijven.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Centric.
www.centric.eu/nl
Benieuwd naar de overige onderzoeksresultaten? Kik hier
