“Empower the employee, geef hem of haar verantwoordelijkheid.” Het is de oproep van Marcel de Brauwer, medeoprichter en managing director van HR2day, aan organisaties. Door het delen van informatie en taken, en uiteindelijk beleggen van verantwoordelijkheid, ontstaat openheid en eigenaarschap, zo is de overtuiging én eigen ervaring van HR2day. “Het resultaat hiervan? Een hogere medewerkers- en klanttevredenheid.”
Lees verder
Of het hem verbaast dat HR2day is benoemd tot Partner of Choice? Nee, niet echt, blijkt uit de woorden De Brauwer. “We weten dat wij een hoge klanttevredenheid hebben, we doen daar ook alles aan. Op onze servicedesk zitten bijvoorbeeld ervaren en kundige krachten, medewerkers die van de hoed en de rand weten, direct de diepte in kunnen met de klanten en met oplossingen komen.”
Het is het gevolg van het eigenaarschap dat de medewerkers van HR2day krijgen. “Wij hebben geen kantoor: iedereen werkt vanuit huis. En ja, dat vraagt vertrouwen en stelt hoge eisen aan de communicatie en de verantwoordelijkheid. Door regelmatige fysieke bijeenkomsten zorgen we er daarbij wel voor dat de inmiddels ruim vijftig collega’s elkaar goed kennen. Niet, zoals bij veel bedrijven, alleen hun directe collega’s op de ‘afdeling’, maar iedereen. Ons hele bedrijf.” De Brauwer spreekt over een vicieuze cirkel. “Uiteindelijk trekt deze filosofie mensen aan die de verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen, die eigenaarschap omarmen en iets dus echt zullen oppakken. En dit zien we weer terug in een hoge medewerkers- en klanttevredenheid; we hebben een hele vast medewerkers- en klantenbestand en kennen weinig verloop.”
In control
Het is een filosofie die ook zijn weg vindt naar het interactieve platform voor HR en salarisverwerking van HR2day. “Wij willen bedrijven helpen aan betrokken medewerkers en dat doen we door onze softwaretools zo in te richten dat gebruikers zelf in control zijn tijdens hun hele loopbaan, van instroom tot uitstroom”, aldus De Brauwer. Hij doelt hierbij onder meer op het uitgebreide Employee Self Service (ESS)- en Manager Self Service (MSS)-functionaliteit, die medewerkers en managers ondersteunt met werkstromen, goedkeuringen, taken en signalen. “ESS draait bij HR2day om het Employee Interaction Center. Daar vinden medewerkers op één plek alle informatie en kunnen ze alle relevante acties starten. Het bevat alle informatie en gegevens van de medewerker, van salarisstroken tot verlofsaldo en opleidingen. Met één klik doen ze een aanvraag voor ouderschapsverlof, zetten ze een volgende stap in hun beoordelingsformulier of vullen ze hun competentieprofiel aan.”
Ook hier komt het eigenaarschap terug. “Medewerkers kunnen binnen het Employee Interaction Center bijvoorbeeld ook zelf een feedbackgesprek plannen met hun manager of noodzakelijke administratieve taken verrichten. Zo creëren je een open cultuur ,waarin medewerkers ook verantwoordelijkheden hebben.”
Beoordelingsprocessen en declaraties
Het Manager Interaction Center is een vergelijkbare thuispagina voor de Manager Self Service (MSS). De Brauwer: “Hier vindt de manager alles wat met zijn of haar team van doen heeft; relevante HR-gegevens van de medewerkers, rapportages, beoordelingsprocessen en declaraties. Iedere manager heeft in één oogopslag alle informatie over de medewerkers uit het team bij de hand. Ook zij starten met één muisklik acties, keuren ingediende aanvragen goed of af, geven contractwijzigingen door of bereiden een functioneringsgesprek voor.” Maar het gaat nog verder, stelt De Brauwer. “Het systeem attendeert manager ook op aflopende tijdelijke contracten, en hij of zij kan daardoor op de juiste momenten actie ondernemen.”
Naadloos
Volgens De Brauwer sluiten de interaction centers van medewerkers en managers naadloos op elkaar aan en zorgen de vele workflows voor eigen verantwoordelijkheid en voor een hogere betrokkenheid. “Dat heeft een aantal voordelen; medewerkers zetten zich volop in om een taak te klaren, ze zijn collegiaal, en ze denken zelf na over hun verdere ontwikkeling. Resultaat is een hogere medewerkertevredenheid, waardoor ze minder snel geneigd te vertrekken. Dit zie je vrijwel altijd ook terug in een hogere klanttevredenheid. Dat weten we eigen ervaring, maar onze opdrachtgevers zeggen het ook. En ja, er wordt ontzettend veel gebruik van gemaakt. Iedereen vindt het handig, en ze zijn ook gewend om gebruik te maken van apps op onder meer hun mobiele telefoon of tablet om zelf zaken te regelen. Betalingen worden ook via de app van de bank gedaan en zorgdeclaraties worden met een foto geüpload in de app van de verzekeraar. Self-service is een vanzelfsprekendheid geworden. Dat verwachten mensen ook op hun werk: software die het leven makkelijker maakt en die je altijd en overal ondersteunt, ook op je mobiel.”
Continu vernieuwingen
En komen ze er even niet uit, dan kunnen ze de servicedesk van HR2day bellen. De Brauwer: “Dat gebeurt ook. En daar denken we mee over oplossingen. Maar de input van gebruikers wordt ook daar door vertaald richting onze ontwikkelaars. Met andere woorden; de gebruikers hebben invloed op de ontwikkeling van ons platform.”
Als De Brauwer verder kijkt dan de dag van morgen, dan realiseert hij zich dat HR niet zonder dergelijke slimme oplossingen kan en dat continue vernieuwingen noodzakelijk zijn. “Als ik kijk naar waar HR2day twaalf jaar geleden bij onze oprichting stond, en waar wij nu staan en hoe het platform zich heeft ontwikkeld, dan ben ik ervan overtuigd dat het er over tien jaar weer heel anders uit zal zien. Onze toetreding tot de Visma-organisatie helpt om HR2day verder te ontwikkelen, absoluut. En de klant is altijd volop betrokken bij onze roadmap.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met HR2day.
www.hr2day.com
Benieuwd naar de overige onderzoeksresultaten? Kik hier
