Lees verder
Zoals in het vorige artikel duidelijk werd is een arbodienst echt van toegevoegde waarde. Daarom is het belangrijk om er een te kiezen die ook echt bij je past. Je hebt namelijk arbodiensten die sec het protocol doorlopen en daar kun je als werkgever meer last van dan baat bij hebben. Zoek daarom een arbodienst – een bedrijfsarts en casemanager – die een sparringpartner voor je is als HR-professional. Acht tips op een rij.
1. Bepaal wat je van een arbodienst verwacht
Als werkgever bepaal jij de kaders en concrete taken waar je een arbodienst voor wilt inzetten. Het is natuurlijk afhankelijk van de werkzaamheden van je organisatie welke expertise je nodig hebt van een arbodienst. Stel een lijst van eisen en wensen op en gebruik deze lijst om een top 5 van arbodiensten te selecteren.
2. Zorg dat je een referentie hebt
Er zijn inmiddels heel veel arbodiensten op de markt. Er is helaas een groot kwaliteitsverschil, er bestaan goede en minder goede arbodiensten. Op internet kun je op basis van de door jou bepaalde criteria alvast een goede selectie maken. Maar vraag ook zeker naar de ervaringen van anderen, vraag bijvoorbeeld HR-professionals bij vergelijkbare bedrijven (qua branche en grootte) naar hun ervaring.
3. Als je een verzekering inclusief arbodienst afsluit, houd dan de regie bij de keuze van een arbodienst
In de meeste gevallen hebben verzekeraars zelf arbodiensten gecontracteerd. Maar veel verzekeraars bieden ook de mogelijkheid om een eigen arbodienst te selecteren. Doe dat zeker, ook al kost het wat meer administratietijd. Als een werknemer ziek is, is de arbodienst dé partij waar je het meeste mee te maken hebt. Sterker nog, zij spelen een centrale rol in de afweging van de verschillende belangen tussen werknemer, werkgever en de verzekeraar. Zij moeten een behulpzame partner zijn om ervoor te zorgen dat het traject zo soepel mogelijk verloopt.
4. Maak niet alleen een rationele afweging bij de selectie
Zorg ook dat je een goed gevoel hebt bij de arbodienst. Ga daarom altijd met minimaal twee (of zelfs drie) mensen op gesprek bij een arbodienst voordat je met ze in zee gaat. Dat kan wat overdreven voelen, maar uiteindelijk wil je samenwerken met een arbodienst die zijn prioriteiten op de juiste plek heeft. Een arbodienst die begrijpt dat het werk uiteindelijk mensenwerk is, zeker bij verzuim en de preventie ervan. Vraag jezelf ook af of de partij je begrijpt als bedrijf. Snappen ze wie je bent als werkgever en begrijpen ze iets van het product dat je levert? Daar kun je ook een gevoel bij hebben. En als laatste: komen ze over als een goede sparringpartner die in de toekomst je vragen zou je kunnen beantwoorden?
5. Wees scherp op de kosten en breng in kaart wat je ervoor terugkrijgt
Een bedrijfsarts inzetten is de grootste kostenfactor in het prijskaartje. Vaak is het zo dat casemanagers een belangrijke rol spelen in de begeleiding rondom verzuim. Maar uiteindelijk blijft de bedrijfsarts eindverantwoordelijk voor het advies. Zorg in ieder geval dat je in beeld krijgt wat je van een bepaalde arbodienst kan verwachten. Wie adviseren je in het verzuimproces? En hoe gaan ze om met het inzetten van interventies?
6. Vraag welke partijen de arbodienst gecontracteerd heeft om interventies in te zetten
Arbodiensten kunnen coaches, psychologen, fysiotherapeuten, ergonomen, arbeidshygiënisten en andere experts inzetten. Bij complexe gevallen is de inzet van deze professionals nodig om iemand zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Kom niet voor verassingen te staan en zorg dat je weet welke expertises een arbodienst in huis heeft.
7. Kies niet automatisch voor de grote arbodiensten
Er zijn steeds meer kleine arbodiensten en het is de moeite waard om met deze kleinere partijen in gesprek te gaan. Zeker als je een kleiner bedrijf representeert. De grote arbodiensten hebben zeker bepaalde voordelen, zoals een bepaalde prijs en een groot arsenaal aan expertises. Maar in de praktijk heb je vooral te maken met de bedrijfsarts en de casemanager. En een kleinere partij is vaak – niet altijd – toegankelijker. Er is makkelijker mee te schakelen en ze zijn meestal meer mensgericht.
8. Kies een arbodienst die een lange termijn relatie heeft met de bedrijfsarts
Het is soms zo dat een bedrijfsarts niet bij alle informatie kan rondom een bepaalde medewerker. Bedrijfsartsen die al langer samenwerken met een arbodienst hebben vaak wél makkelijk toegang tot de nodige systemen. Als dat niet het geval is, kan dat veel tijdsverlies opleveren omdat er vanwege privacy wetgeving toestemming moet zijn van allerlei partijen. Terwijl een bedrijfsarts makkelijk bij de juiste informatie moet kunnen komen. Als iemand vaker verzuimt, bijvoorbeeld, dan moet de bedrijfsarts op simpele wijze kunnen achterhalen of dit al langer speelt. Als een interventie speelt, moet de bedrijfsarts weten welke partijen ingezet kunnen worden. Kortom, zorg dat de bedrijfsarts veel ervaring heeft met de arbodienst om tijdsverlies én frustratie in het communicatieproces te voorkomen.
